BHP a praca zdalna – o czym należy pamiętać?

Połączenie pracy z domu i z biura, czyli hybrydowy tryb pracy coraz bardziej zyskuje na popularności. W przypadku świadczenia pracy z mieszkania pracownika, obowiązują w tym przypadku regulacje dotyczące pracy zdalnej (przepisy zawarte w nowelizacji Kodeksu pracy w 2023 r.). Dodatkowo takie kwestie jak: zasady kontroli w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy; zasady kontroli przestrzegania wymogów w zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji, pracodawca określa w wewnętrznym regulaminie pracy zdalnej. Jeśli chodzi o pracę z biura – już jest łatwiej nam określić jakie zasady powinny być spełnione. Takim podstawowym źródłem regulacji, jak powinno wyglądać stanowisko pracy biurowej jest rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 1 grudnia 1998 r. w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe. Od powstania tego aktu prawnego minęło już wiele lat, dlatego warto zastanowić się również nad aktualnymi rozwiązaniami technologicznymi w zakresie urządzeń.

Praca zdalna – regulacje od 2020 roku

Ustawa z dnia 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych, która została wprowadzona w okresie epidemii koronawirusa, wskazywała na pojęcie pracy zdalnej. W art. 3 ww. ustawy, czytamy następująco:

1. W okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii, ogłoszonego z powodu COVID-19, oraz w okresie 3 miesięcy po ich odwołaniu, w celu przeciwdziałania COVID-19 pracodawca może polecić pracownikowi wykonywanie, przez czas oznaczony, pracy określonej w umowie o pracę, poza miejscem jej stałego wykonywania (praca zdalna).

W ust. 3-8 niniejszego artykułu, został wskazany sposób świadczenia pracy zdalnej pracownika oraz obowiązki, które ciążą na pracodawcy:

3. Wykonywanie pracy zdalnej może zostać polecone, jeżeli pracownik ma umiejętności i możliwości techniczne oraz lokalowe do wykonywania takiej pracy i pozwala na to rodzaj pracy. W szczególności praca zdalna może być wykonywana przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość lub dotyczyć wykonywania części wytwórczych lub usług materialnych.
4. Narzędzia i materiały potrzebne do wykonywania pracy zdalnej oraz obsługę logistyczną pracy zdalnej zapewnia pracodawca.
5. Przy wykonywaniu pracy zdalnej pracownik może używać narzędzi lub materiałów niezapewnionych przez pracodawcę pod warunkiem, że umożliwia to poszanowanie i ochronę informacji poufnych i innych tajemnic prawnie chronionych, w tym tajemnicy przedsiębiorstwa lub danych osobowych, a także informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę.
6. Na polecenie pracodawcy, pracownik wykonujący pracę zdalną ma obowiązek prowadzić ewidencję wykonanych czynności, uwzględniającą w szczególności opis tych czynności, a także datę oraz czas ich wykonania.
7. Pracownik sporządza ewidencję wykonywanych czynności w formie i z częstotliwością określoną w poleceniu, o którym mowa w ust. 6.
8. Pracodawca może w każdym czasie cofnąć polecenie wykonywania pracy zdalnej.

Praca zdalna w Kodeksie pracy

Z racji długotrwałego stanu epidemii, a także coraz większej popularności pracy zdalnej, w okresie 2020-2022 trwały prace nad wprowadzeniem przepisów dotyczących do pracy zdalnej do Kodeksu pracy.

Na dzień opracowywania niniejszej publikacji (29.01.2023), nowelizacja Ustawy Kodeks pracy o pracę zdalną i badanie trzeźwości pracowników, czeka na podpis Prezydenta.

Najważniejsze kwestie dotyczące wykonywania pracy zdalnej

1. Praca może być wykonywana całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą, w tym pod adresem zamieszkania pracownika, w szczególności z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość (praca zdalna).
2. Uzgodnienie między stronami umowy o pracę dotyczące wykonywania pracy zdalnej przez pracownika może nastąpić: 1) przy zawieraniu umowy o pracę albo 2) w trakcie zatrudnienia.
3. Zasady wykonywania pracy zdalnej określa się w porozumieniu zawieranym między pracodawcą i zakładową organizacją związkową. Jeżeli u danego pracodawcy nie działają zakładowe organizacje związkowe, pracodawca określa zasady wykonywania pracy zdalnej w  regulaminie po konsultacji z przedstawicielami pracowników wyłonionymi w trybie przyjętym u danego pracodawcy.
4. Pracodawca jest obowiązany:

• zapewnić pracownikowi wykonującemu pracę zdalną materiały i narzędzia pracy, w tym urządzenia techniczne, niezbędne do wykonywania pracy zdalnej;
• zapewnić pracownikowi wykonującemu pracę zdalną instalację, serwis, konserwację narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej lub pokryć niezbędne koszty związane z instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, a także pokryć;
•  koszty energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej; pokryć inne koszty niż koszty określone w pkt 2 bezpośrednio związane z wykonywaniem pracy zdalnej, jeżeli zwrot takich kosztów został określony w porozumieniu, o którym mowa w art. 67(20) § 1 i 2, regulaminie, o którym mowa w art. 67(20) § 3 i 4, poleceniu, o którym mowa w art. 67(19) § 3, albo porozumieniu, o którym mowa w art. 6720 § 5 zdanie drugie;
• zapewnić pracownikowi wykonującemu pracę zdalną szkolenia i pomoc techniczną niezbędne do wykonywania tej pracy.

BHP a praca zdalna

Art. 67(31). § 1 nowelizowanego Kodeksu pracy brzmi następująco:

Pracodawca realizuje w stosunku do pracownika w czasie wykonywania przez niego pracy zdalnej obowiązki w zakresie wynikającym z rodzaju i warunków wykonywanej pracy określone w dziale dziesiątym, z wyłączeniem obowiązków określonych w art. 208 § 1, art. 209(1), art. 212 pkt 1 i 4, art. 213, art. 214, art. 232 i art. 233.

Przytoczone powyżej przepisy wyłączające odpowiedzialność pracodawcy dotyczą m.in. wykonywania pracy przez pracowników zatrudnionych przez różnych pracodawców i konieczności koordynacji prac, zapewnienia środków niezbędnych do udzielania pierwszej pomocy w nagłych wypadkach, zwalczania pożarów i ewakuacji pracowników; obowiązków osoby kierującej pracownikami dotyczących organizowania stanowiska pracy zgodnie z przepisami i zasadami bezpieczeństwa i higieny pracy oraz dbania o bezpieczny i higieniczny stan pomieszczeń pracy i wyposażenia technicznego, a także o sprawność środków ochrony zbiorowej i ich stosowanie zgodnie z przeznaczeniem; wymagań w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy dla obiektów i pomieszczeń; obowiązku zapewnienia profilaktycznych posiłków i napojów oraz obowiązku zapewnienia środków i urządzeń higieniczno-sanitarnych.

Dodatkowo szkolenie wstępne w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy osoby przyjmowanej do pracy na stanowisko administracyjno-biurowe może być przeprowadzone w całości za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej. Pracownik potwierdza w postaci papierowej lub elektronicznej ukończenie szkolenia.

 

To co warto podkreślić, w przypadku pracownika wykonującego pracę w formie zdalnej – w każdym przypadku obowiązuje przeszkolenie w formie szkolenia okresowego BHP.

Wynika to z następującego przepisu nowelizowanego Kodeksu pracy:

Art. 67(31) § 3 W przypadku wykonywania przez pracownika pracy zdalnej przepisu art. 237(3) § 22 nie stosuje się.

Przypomnienie:

Art. 237(3) Kodeksu pracy:

§ 2(2) Szkolenie okresowe pracownika, o którym mowa w § 2, nie jest wymagane w przypadku pracownika na stanowisku administracyjno-biurowym, gdy rodzaj przeważającej działalności pracodawcy w rozumieniu przepisów o statystyce publicznej znajduje się w grupie działalności, dla której ustalono nie wyższą niż trzecia kategorię ryzyka w rozumieniu przepisów o ubezpieczeniu społecznym z tytułu wypadków przy pracy i chorób zawodowych, chyba że z oceny ryzyka, o której mowa w art. 226 pkt 1, wynika, że jest to konieczne.

 

Praca zdalna nie obejmuje prac:

• szczególnie niebezpiecznych;
• w wyniku których następuje przekroczenie dopuszczalnych norm czynników fizycznych określonych dla pomieszczeń mieszkalnych; z czynnikami chemicznymi stwarzającymi zagrożenie, o których mowa w przepisach w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy związanej z występowaniem czynników chemicznych w miejscu pracy;
• związanych ze stosowaniem lub wydzielaniem się szkodliwych czynników biologicznych, substancji radioaktywnych oraz innych substancji lub mieszanin wydzielających uciążliwe zapachy;
• powodujących intensywne brudzenie.

Ocena ryzyka zawodowego w przypadku pracy zdalnej

Przy ocenie ryzyka zawodowego pracownika wykonującego pracę zdalną uwzględnia się w szczególności wpływ tej pracy na wzrok, układ mięśniowo-szkieletowy oraz uwarunkowania psychospołeczne tej pracy.

Na podstawie wyników tej oceny pracodawca opracowuje informację zawierającą:

• zasady i sposoby właściwej organizacji stanowiska pracy zdalnej, z uwzględnieniem wymagań ergonomii;
• zasady bezpiecznego i higienicznego wykonywania pracy zdalnej;
• czynności do wykonania po zakończeniu wykonywania pracy zdalnej;
• zasady postępowania w sytuacjach awaryjnych stwarzających zagrożenie dla życia lub zdrowia ludzkiego.

Pracodawca może sporządzić uniwersalną ocenę ryzyka zawodowego dla poszczególnych grup stanowisk pracy zdalnej.

Podobnie jak ma to miejsce do tej pory, pracownik przed rozpoczęciem pracy (w tym przypadku pracy zdalnej) potwierdza w oświadczeniu składanym w postaci papierowej lub elektronicznej zapoznanie się z przygotowaną przez pracodawcę oceną ryzyka zawodowego oraz informacją zawierającą zasady bezpiecznego i higienicznego wykonywania pracy zdalnej oraz zobowiązuje się do ich przestrzegania.

Wypadek przy pracy podczas pracy zdalnej

Kwestią, która stwarzała wątpliwości podczas ustalania okoliczności i przyczyn wypadku było dokonywanie oględzin miejsca zdarzenia., Ustawodawca do tej kwestii odniósł się w § 10 art.  Art. 67(31):

Oględzin miejsca wypadku dokonuje się po zgłoszeniu wypadku przy pracy zdalnej, w terminie uzgodnionym przez pracownika albo jego domownika, w przypadku gdy pracownik ze względu na stan zdrowia nie jest w stanie uzgodnić tego terminu, i członków zespołu powypadkowego. Zespół powypadkowy może odstąpić od dokonywania oględzin miejsca wypadku przy pracy zdalnej, jeżeli uzna, że okoliczności i przyczyny wypadku nie budzą jego wątpliwości.

Powyżej przytoczone regulacje wraz z komentarzami są jednymi (ale nie jedynymi) z najistotniejszych, odnoszących się do pracy zdalnej.

Pełne brzmienie przepisów dostępne jest na stronie: https://www.sejm.gov.pl/sejm9.nsf/PrzebiegProc.xsp?nr=2335

Masz pytania? Nie wiesz, w jaki sposób podejść do uregulowania kwestii dotyczących pracy zdalnej w Twojej firmie? BHP pracy zdalnej jest niezwykle ważne! Możemy pomóc Ci zadbać o kluczowe aspekty – skontaktuj się z nami: https://ehsconsulting.pl/kontakt/