• Dokumentacja BHP

Czy kiedykolwiek zastanawiałeś się, ile dokumentów liczy Twoja firma? 10, 100, 1000 czy więcej? Jak wiele z nich uwzględnia obowiązujące wymogi prawne? Czy zawarte zapisy znajdują odzwierciedlenie w praktyce? Podobne pytania możemy zadać w przypadku opracowania poszczególnych dokumentów określających standardy bezpieczeństwa pracy. Zdajemy sobie sprawę, że to nie “papier” poprawi bezpieczeństwo pracy w firmie, a wdrożenie wymaganych zasad w praktyce. Natomiast w wielu przypadkach powinniśmy zadbać o właściwe sporządzenie i udokumentowanie procedur, instrukcji, regulaminów. Jak więc powinna wyglądać obowiązkowa dokumentacja BHP w firmie, aby być przygotowanym na kontrolę Państwowej Inspekcji Pracy?

Jesteś zainteresowany? Zadzwoń do nas!

Dokumentacja BHP w firmie – jak powinna wyglądać?

Czy istnieją różnice między dokumentacją BHP w małej firmie a dokumentacją BHP w dużej organizacji? To, co pierwsze przychodzi na myśl to ilość formalności – im większa liczba pracowników i szerszy zakres działań, tym o większej liczbie dokumentów musimy pamiętać. Poza ich posiadaniem szczególnie ważne jest zawieranie przez nie wszystkich wymaganych informacji, a także zaznajomienie się z nimi i zadbanie o odpowiednią archiwizację. Przygotowaliśmy dla Ciebie listę składającą się z 8 kluczowych dla dokumentacji w dziedzinie BHP aspektów – mowa o:

  1. ocenie ryzyka zawodowego;
  2. instrukcji BHP;
  3. dokumentacji szkoleniowej;
  4. dokumentacji powypadkowej;
  5. dokumentacji dotyczącej substancji niebezpiecznych;
  6. wykazach;
  7. rejestrach;
  8. wynikach przeglądów i pomiarów.

Dokumenty BHP dotyczące oceny ryzyka zawodowego

Czy wiesz, że pracodawca ma obowiązek oceniać i dokumentować ryzyko zawodowe występujące na stanowiskach pracy, a także poinformować o nim pracowników? Dodatkowo po dokonaniu oceny należy stosować niezbędne środki profilaktyczne zmniejszające ryzyko zawodowe. Przykłady:

  • oceny ryzyka związanego z możliwością wystąpienia w miejscach pracy atmosfery wybuchowej, zwanej też „oceną ryzyka”;
  • oceny zagrożenia wybuchem;
  • oceny warunków pracy przy monitorach ekranowych.

Wiedz, że za ocenę ryzyka zawodowego na poszczególnych stanowiskach w firmie odpowiedzialny jest pracodawca. Nie ma on jednak obowiązku przeprowadzania tego osobiście, może wskazać do tego osoby dedykowane, które np.:

  • znały i rozumiały zasady oceny ryzyka zawodowego;
  • miały wiedzę niezbędną do identyfikowania zagrożeń na ocenianych stanowiskach;
  • znały zasady stosowania środków ochrony zapobiegających zagrożeniom;
  • potrafiły ocenić szkodliwe następstwa występujących zagrożeń.

Jeśli potrzebujesz doradztwa w zakresie opracowania i udokumentowania przeprowadzenia oceny ryzyka zawodowego – skorzystaj z pomocy specjalistów EHS Consulting.

Instrukcje BHP, czyli o tym, co wynika z kodeksu pracy

Musisz wiedzieć, że zgodnie z Art. 209(2). § 1 Kodeksu pracy: “W przypadku możliwości wystąpienia zagrożenia dla zdrowia lub życia pracodawca jest obowiązany: 2) niezwłocznie dostarczyć pracownikom instrukcje umożliwiające, w przypadku wystąpienia bezpośredniego zagrożenia, przerwanie pracy i oddalenie się z miejsca zagrożenia w miejsce bezpieczne”.  Właściwe prowadzenie dokumentacji BHP powinno zatem opierać się na przygotowaniu procedur w sytuacjach zwyczajnych, ale także właściwego zaplanowania reagowania na awarie i stany nadzwyczajne jak: pożar, wybuch itd. Nawet w przypadku dokumentacji BHP w małej firmie, należy pamiętać o instrukcjach stanowiskowych. 

Zgodnie z Art. 237(4) § 2 Kodeksu pracy: “Pracodawca jest obowiązany wydawać szczegółowe instrukcje i wskazówki dotyczące bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach pracy”. Instrukcje powinny być adekwatne do specyfiki prowadzonych prac i rodzaju działalności danego przedsiębiorstwa. Tylko w przypadku instrukcji przygotowanych wewnątrz organizacji, jesteśmy w stanie lepiej zarządzać bezpieczeństwem podczas poszczególnych procesów pracy.

Dokumentacja szkoleniowa BHP dla firm w warszawie

W trakcie trwania zatrudnienia pracownicy przechodzą różne szkolenia – również w zakresie bezpieczeństwa pracy. Rozpoczynając od szkolenia wstępnego BHP, którego ukończenie jest potwierdzone kartą szkolenia wstępnego i przechodząc do szkoleń okresowych BHP, po których organizator szkolenia wydaje stosowne zaświadczenie. To właśnie jeden z przykładów dokumentów, z którymi spotykamy się najczęściej. Jednak w zależności od organizacji – mogą się one różnić.

Dokumentacja szkoleniowa BHP może zawierać również informacje o: ukończonym szkoleniu z udzielania pierwszej pomocy przedmedycznej, nabyciu niezbędnej wiedzy i umiejętności w zakresie ewakuacji i zwalczania pożarów, czy też poświadczać odbycie szkoleń tematycznych np. z zakresu magazynowania i stosowania substancji niebezpiecznych, czy pracy na wysokości.

Dokumentacja powypadkowa BHP dla firm w Warszawie

Czy w Twojej firmie miał miejsce wypadek przy pracy bądź Twój pracownik uległ wypadkowi w drodze do/z pracy? W tym celu niezbędne jest posiadanie dokumentacji powypadkowej, którą należy w odpowiedni sposób archiwizować. Obowiązujące przepisy wskazują szereg obowiązków, które powinien wypełnić pracodawca w sytuacji, gdy w jego firmie miał miejsce wypadek przy pracy:

  • udzielenie poszkodowanym pierwszej pomocy;
  • zabezpieczenie miejsca wypadku;
  • powołanie zespołu powypadkowego;
  • ustalenie okoliczności i przyczyn wypadku;
  • sporządzenie i zatwierdzenie protokołu powypadkowego;
  • sporządzenie statystycznej karty wypadku GUS;
  • określenie środków i wniosków profilaktycznych.

Okoliczności i przyczyny wypadku ustala powołany w tym celu przez pracodawcę dwuosobowy zespół powypadkowy. Jeżeli pracodawca nie może dopełnić obowiązku utworzenia zespołu powypadkowego w składzie dwuosobowym, ze względu na małą liczbę zatrudnionych pracowników, okoliczności i przyczyny wypadku ustala zespół powypadkowy, w którego skład wchodzi pracodawca i specjalista spoza zakładu pracy. Wzór dokumentu dotyczącego okoliczności oraz przyczyn wypadku jest ściśle określony przez rozporządzenie ministra gospodarki i pracy z 16 września 2004 r.

Jeśli w Twojej firmie zdarzył się wypadek przy pracy bądź w drodze do lub z pracy – skontaktuj się z nami. Odwiedzimy Twój zakład pracy w Warszawie bądź okolicach, a następnie zajmiemy się prawidłowym przeprowadzeniem wstępnej procedury powypadkowej. Nasza współpraca nie kończy się jedynie na sporządzeniu protokołu. W celu zapewnienia wysokich standardów bezpieczeństwa w Twojej firmie ciągłego doskonalenia i podnoszenia kultury bezpieczeństwa – podpowiemy jakie działania prewencyjne zastosować.

Dokumentacja BHP związana ze stosowaniem substancji niebezpiecznych

Użytkownikiem substancji chemicznych jest każdy z nas. Jednak w przypadku stosowania substancji szkodliwych dla zdrowia w środowisku pracy (niezależnie od tego, czy środek jest kupowany na potrzeby własne, np. do sprzątania, czy na cele produkcyjne) mamy obowiązek pozyskania od producenta karty charakterystyki substancji. Informacje od producenta danej substancji chemicznej przekładają się bezpośrednio na szereg naszych obowiązków jako ich użytkowników – dotyczą one m.in.:

  • postępowania w przypadku pożaru;
  • postępowania w przypadku niezamierzonego uwolnienia do środowiska;
  • postępowania z substancją/preparatem i jej/jego magazynowanie;
  • kontroli narażenia;
  • środków ochrony indywidualnej;
  • postępowania z odpadami;
  • informacji o transporcie.

Czym dokładnie jest karta charakterystyki substancji niebezpiecznych?

Karty charakterystyki to rodzaje dokumentów, które są wystawiane przez producentów substancji chemicznych zaklasyfikowanych jako substancje niebezpieczne. Obowiązek ich przekazania razem z substancją wynika z Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego 1907/2008, zwanego w skrócie REACH. Rozporządzenie określa, w jakich przypadkach należy opracować kartę i co powinno się na niej znajdować. Ważna jest świadomość, że karty charakterystyki dotyczą tylko i wyłącznie substancji niebezpiecznych, a nie w ogóle wszystkich substancji chemicznych. Dlatego w przypadku substancji innych niż niebezpieczne producent nie musi wystawiać karty charakterystyki, a użytkownicy substancji nie mogą tego wymagań.

Jeżeli w Twojej firmie są stosowanie substancje chemiczne i potrzebujesz doradztwa w zakresie bezpiecznego ich użytkowania, magazynowania, transportowania – skontaktuj się z EHS Consulting.

Wykaz – co powinien zawierać I dlaczego jest kluczowy dla dokumentacji BHP?

Poza dysponowaniem kartami zawierającymi informacje o szkodliwych dla zdrowia środkach chemicznych, innym równie ważnym dokumentem BHP w Warszawie oraz wszystkich pozostałych miastach są wykazy. Można rzec, że są one zbiorem zasad obowiązujących w danym zakładzie, które obejmują ściśle określone kwestie, dotyczące wykonywania pracy. Mowa o m.in.:

  • pracach wzbronionych kobietom (jako załącznik regulaminu, jeżeli istnieje);
  • pracach wzbronionych młodocianym (jako załącznik regulaminu, jeżeli istnieje);
  • dedykowanych pracach do wykonywania przez co najmniej dwie osoby;
  • szczególnie niebezpiecznych pracach występujących w firmie.

Mając tak ściśle opracowane w firmie wykazy, jesteśmy w stanie uniknąć zamieszania w razie nagłych nieprzewidzianych sytuacji, a co ważne zwiększamy tym samym poziom bezpieczeństwa i komfort pracy pracowników. W powyższym dokumencie BHP należy uwzględnić jeszcze dwie informacje – o tym, kto w razie konieczności będzie udzielał pierwszej pomocy, przeprowadzi ewakuację oraz zajmie się zwalczeniem pożaru.

Wyniki przeglądów I pomiarów – dokumentacja BHP z przeprowadzanych kontroli

Poza tym, że sami zdajemy sobie sprawę, jak zadbać o nasze i innych bezpieczeństwo, w tej kwestii kluczowe znaczenie ma także korzystanie z urządzeń, maszyn czy nawet obiektów, które są do tego odpowiednio przystosowane. Z tego względu należy uzupełnić dokumentację BHP o ostatnio przeprowadzane przeglądy oraz pomiary, aby bazować na aktualnych danych dotyczących:

  • obiektów budowlanych;
  • wyniku przeglądu instalacji elektrycznej (powinny odbywać się nie rzadziej niż raz na 5 lat);
  • przewodów kominowych;
  • oświetlenia awaryjnego oraz oświetlenia na stanowiskach pracy;
  • sprzętu przeciwpożarowego – w skrócie ppoż.

Rejestry – zbiorcza dokumentacja BHP

Prowadzenie rejestru to konieczność w przypadku każdej firmy produkcyjnej. Zawiera on praktycznie wszystkie najważniejsze kwestie, o których do tej pory wspominaliśmy. W pewnym sensie można powiedzieć, że jest to zbiór informacji kluczowych dla bezpieczeństwa w miejscu pracy. Dokumentacja BHP i ppoż. to element, na którym jesteśmy w stanie bazować przez wiele lat, a tym samym stanowi bardzo często podstawę podejmowanych decyzji. Mało kto lubi sporządzać obszerne i szczegółowe raporty, jednak aby zapewnić jak najwyższy poziom bezpieczeństwa, jest to po prostu niezbędne. Można robić to w tradycyjny sposób na papierze, w Excelu lub skorzystać z dostępnych na rynku automatycznych narzędzi.

Jakie rejestry powinny znaleźć się w przygotowanych dokumentach?

  • Rejestr wypadków przy pracy.
  • Rejestr chorób zawodowych.
  • Rejestr prac narażających pracowników na kontakt z niebezpiecznymi substancjami.
  • Rejestr prac narażających pracowników na działanie szkodliwych czynników biologicznych zakwalifikowanych do grupy 3 lub 4 zagrożenia.
  • Rejestr prac polegających na kontakcie z substancjami, preparatami, czynnikami lub procesami technologicznymi o działaniu rakotwórczym lub mutagennym.
  • Rejestr wyników badań i pomiarów czynników szkodliwych dla zdrowia obecnych w firmie – wzór rejestru wyników określa rozporządzenie ministra zdrowia z 2 lutego 2011 r.
  • Rejestr maszyn i urządzeń podlegających dozorowi technicznemu z uwzględnieniem również ich ostatnich kontroli.
  • Rejestr odbytych szkoleń BHP.
  • Rejestr orzeczeń lekarskich wydawanych do celów przewidzianych w Kodeksie pracy – wzór rozporządzenie ministra zdrowia i opieki społecznej z 30 maja 1996 r.

Kilka słów na podsumowanie – dokumentacja BHP firm w Warszawie

Obowiązek prowadzenia dokumentacji nakłada kodeks Prawa Pracy – dlatego jest to konieczność. Warto mieć na uwadze również kwestie wchodzące w skład zarządzenia pracodawcy, które również należy zawrzeć w dokumentach dotyczących bezpieczeństwa i higieny pracy. Jego zawartość może się różnić w zależności od charakteru firmy i prowadzonych przez nią działań – przykładowe zarządzenia pracodawcy to m.in.: przydział odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej, a także informacje dotyczące powołanej w firmie służby BHP, czyli pracowników wyznaczonych do udzielania pierwszej pomocy.

Jeśli zależy Ci, aby dokumentacja z zakresu BHP została opracowana w pełni profesjonalnie, a Twoi pracownicy świadomi istniejące zagrożenia oraz tego, jak w razie wypadku powinni postępować – jesteśmy w stanie Ci w tym pomóc. Zajmiemy się wdrożeniem sprawnie działających procedur w zakresie bezpiecznego stosowania substancji chemicznych, a oprócz tego przygotujemy ocenę ryzyka zawodowego w obszarze czynników chemicznych i przeszkolimy Twoją kadrę pracowniczą.

Jesteś zainteresowany? Zadzwoń do nas!