Lean management w bhp

PrzezAgnieszka Kuźmicka

Lean management jest koncepcją zarządzania firmą polegającą na minimalizacji marnotrawstwa m.in. w zakresie pracy oraz procesów technologicznych.

Czy metodologię lean można wykorzystać w planowaniu i organizowaniu bezpiecznej pracy? Autorka przekonuje, że tak. Narzędzia lean management mogą być odpowiedzią na wciąż zmieniające się środowisko pracy.

Lean management w BHP a prowadzenie firmy

Każdy przedsiębiorca prowadząc firmę zwraca uwagę na sprawne jej funkcjonowanie, a także jak najlepsze wyniki finansowe. W celu ich osiągnięcia stawia się określone wymogi, opracowuje standardy i procesy pomagające lepiej zarządzać organizacją. Skupiając się na właściwym zarządzaniu firmą, osiąganiu zysków finansowych, niekiedy zapomina się o konieczności zapewnienia bezpiecznych warunków pracy. Mimo że są określone wymogi prawne, w wielu przypadkach pracodawcy postrzegają je jako gąszcz przepisów i często mają trudności z wdrożeniem wymagań. W związku z tym postrzegają bhp jako dodatkowe obciążenie. Żaden z pracodawców nie chce jednak, aby jego pracownicy ulegali wypadkom przy pracy, ale dość często brak zasobów, czasu i środków finansowych utrudniają podjęcie działań powodujących poprawę bezpieczeństwa.

W sytuacji gdy bhp jest jedynie ciężarem dla organizacji, najwyższe kierownictwo niechętnie angażuje się w budowanie kultury bezpieczeństwa. Pojawia się zatem pytanie: czy istnieje sposób na zmniejszenie tego „kosztu”, a zarazem osiągnięcie wymaganego poziomu bezpieczeństwa? Odpowiedzią mogą być działania poprawiające bezpieczeństwo, ale w bardziej efektywny sposób. Pracownicy służby bhp większą część swojego czasu poświęcają czynnościom takim jak: wykonywanie audytów bhp, badanie wypadków i zdarzeń potencjalnie wypadkowych, szkolenia, uzupełnianie wymaganej dokumentacji, tworzenie prezentacji i prowadzenie różnego rodzaju statystyk. Z punktu widzenia osób zajmujących się bezpieczeństwem w firmie są to działania niezwykle ważne, natomiast dla osób zajmujących się zadaniami operacyjnymi, np. odpowiedzialnych za produkcję, są to działania, które nie przynoszą wprost „zysku” dla firmy. Biorąc pod uwagę z jednej strony zwiększenie produktywności i przychodów organizacji, a z drugiej – troskę o bezpieczeństwo pracowników, należy znaleźć rozwiązania, które będą skuteczne i wydajne z obu tych perspektyw. Poniżej przedstawiam kilka praktyk, które mogą być stosowane w celu poprawy efektywności i skuteczności podejścia do bezpieczeństwa.

Włączenie myślenia o bhp do procesów operacyjnych w organizacji

Jeżeli myślenie o bhp ma stać się ważnym elementem zarządzania organizacją, należy zacząć od zaangażowania i współpracy wielu osób. Pracownicy produkcyjni mogą potrzebować wsparcia od specjalistów ds. bhp, aby wdrożyć zasady bezpiecznej pracy w codzienne działania. Integracja zasad bezpiecznej pracy z działaniami operacyjnymi może obejmować m.in. włączenie procesu kontroli energii niebezpiecznej (blokada/wyłączenie) do instrukcji pracy. W ten sposób powstaje bardziej wydajny proces pracy, w którym personel odpowiedzialny za utrzymanie ruchu nie zapomina o wymaganych środkach bezpieczeństwa. W ten sposób dobre wykonywanie pracy przekłada się na bezpieczeństwo. Czasami zdarza się, że analiza zagrożeń na stanowisku pracy jest postrzegana jako praca „dodatkowa” i „papierkowa”. Taki pogląd przyczynia się do zwiększenia ryzyka związanego z wykonywaną pracą. Rozwiązaniem jest włączenie wymagań dotyczących bezpieczeństwa do standardowych procesów pracy, w tym np. do listy czynności, które powinny być wykonane przed rozpoczęciem pracy. Kolejnym elementem jest włączenie szkolenia w zakresie bezpieczeństwa pracy do szkolenia dotyczącego procesu pracy. Na przykład, jeśli firma przeprowadza szkolenie dotyczące danego stanowiska czy zadania, warto włączyć do niego informacje dotyczące zagrożeń. Informowanie o zagrożeniach, które są specyficzne dla danego stanowiska pracy, będzie wtedy postrzegane jako nieodłączny element przygotowania zawodowego.

Wizualizacja i zwiększenie widoczności bhp

Zaangażowanie specjalisty ds. bhp jest szczególnie ważne na etapie planowania procesu – pod kątem zwiększenia jego bezpieczeństwa np. poprzez zgodność z określonymi wymogami. Natomiast w proces identyfikacji niezgodności powinni być zaangażowani wszyscy pracownicy. Jeżeli zasady bezpiecznej pracy będą w odpowiedni sposób przekazywane, np. poprzez wizualizacje, każdy będzie mógł łatwo zidentyfikować niezgodności. Oto rzeczy, które warto zrobić: · zdefiniowanie prawidłowego stanu (pozycja ciała, metody bezpiecznego wykonywania pracy itp.), · wybór do wykonania wizualizacji tych pracowników, którzy posiadają wiedzę na temat procesów pracy i umieją je przedstawić np. za pomocą rysunków, · wprowadzenie porównań, przykładów prezentujących prawidłowy i nieprawidłowy sposób wykonania pracy. W tym celu warto użyć narzędzi lean management, do których zaliczyć można m.in. 5S oraz Kaizen. Narzędzia 5S często używa się, kiedy chcemy wprowadzić porządek i dobrą organizację na stanowiskach pracy.

Jednak system 5S to o wiele więcej niż tylko „sprzątanie”. Dzięki swoim krokom (sortowanie, systematyka, sprzątanie, standaryzacja, samodyscyplina) ma wpływ na zmniejszenie zagrożeń w miejscu pracy. Z wdrożenia 5S płyną korzyści takie jak: większa wydajność, redukcja stresu, wyższa jakość pracy i mniejsza liczba wypadków, a to wszystko dzięki minimalizacji bądź całkowitej eliminacji zagrożeń. Niekiedy można spotkać się z pojęciem 6S, które powstało z 5S przez dodanie kolejnego S – safety (bezpieczeństwa). Niezależnie od tego, czy nasze podejście nazwiemy 5S czy 6S, wdrożenie kolejnych zasad: selekcji (pozostawienia tylko niezbędnych przedmiotów na stanowisku pracy), systematyki (przypisania danych przedmiotów „właścicielom”), sprzątania (robienia porządków), standaryzacji (ustalenia określonych procedur i standardów), samodyscypliny (wyrobienia nawyku dbania o porządek przez każdego pracownika) – sprawi, że troska o bezpieczne wykonywanie pracy stanie się czymś naturalnym. Przestrzeganie zasad 5S jest jednym ze sposobów, w jaki lean management może pomóc w ciągłym doskonaleniu, poprawie wydajności i zapewnieniu bezpiecznego i komfortowego środowiska pracy. Kaizen wymaga czasu, aby stać się częścią kultury firmy i polega na ciągłym procesie doskonalenia poprzez wprowadzanie małych zmian, które z czasem przynoszą znaczące efekty. W tworzeniu bezpiecznego miejsca pracy bierze udział każdy z pracowników, dzięki czemu budowane jest zaangażowanie oraz poczucie przynależności do organizacji. Przygotowując się do wprowadzenia metodologii Kaizen, warto zadać sobie następujące pytania: co robię, aby wzmocnić pozycję zespołu, jakie bodźce zachęcają pracowników do zgłaszania zagrożeń, czy istnieje jasno zdefiniowana droga zgłaszania sugestii zmian.

lean-management-w-bhp

Cykl Deminga

W Kaizen stosowany jest cykl PDCA (zaplanuj – wykonaj – sprawdź – zastosuj), którego autorem jest Edward Deming. Stosowanie działań opisanych w cyklu ma pomóc we wprowadzeniu określonych standardów pracy. Według statystyk GUS w I kwartale 2020 r. nieprawidłowe zachowanie się pracownika było przyczyną 61,0% wypadków przy pracy. Do kolejnych przyczyn zaliczyć można: niewłaściwy stan czynnika materialnego, brak lub niewłaściwe posługiwanie się czynnikiem materialnym oraz niewłaściwe samowolne zachowanie się pracownika. Planując wprowadzenie działań korygujących, które zmierzają do eliminacji przyczyn niezgodności warto zwrócić uwagę na przywołaną zasadę ciągłego ulepszania – tzw. cykl Deminga. Każde działanie zmierzające do poprawy (również w obszarze bezpieczeństwa pracy) wymaga wcześniejszego zaplanowania. Już w trakcie planowania działań jesteśmy w stanie określić, czy są możliwe do realizacji, jakie zasoby są niezbędne (m.in. ludzie, budżet, czas) i jak powinniśmy się przygotować zanim podejmiemy jakiekolwiek kroki. Dopiero po wykonaniu takiej analizy przechodzimy do etapu wdrażania tego co zaplanowaliśmy. Kolejnym ważnym krokiem jest weryfikacja rezultatów podjętych działań. Bez obiektywnego spojrzenia na efekty naszych prac nie będzie możliwe wyciągnięcie właściwych wniosków.

Wielu z nas spotkało się z taką sytuacją, że w organizacji podejmowane są działania (mające zapewnić poprawę), z których nic później nie wynika, bo brakuje osób, które byłyby odpowiedzialne za usunięcie niezgodności, nie ma pracowników, którzy weryfikują podjęte działania, a kierownictwo organizacji nie sporządza końcowej analizy. Kiedy w firmie przeważa podejście „ad hoc” i „jakoś to będzie”, warto zastanowić się nad wdrożeniem cyklu Deminga w celu ograniczenia liczby wypadków przy pracy i zdarzeń potencjalnie wypadkowych. Czwartym krokiem w cyklu Deminga jest działanie odpowiednio do sytuacji. Na tym etapie powinniśmy zastanowić się nad ewentualną zmianą planu (jeśli dotychczasowy nie przyniósł oczekiwanych rezultatów).

Dlaczego warto zastosować cykl Deminga w dążeniu do poprawy bezpieczeństwa w firmie? Dzięki wdrożeniu tej metody tworzymy organizację „uczącą się”, otwartą na zmiany, które prowadzą do doskonalenia określonych procesów. Pracownicy stają się sojusznikami na drodze do poprawy bezpieczeństwa pracy. Na uzyskanie zadowalających wyników, świadczących o poprawie stanu bhp, należy poczekać. Efekty nie przychodzą od razu, dlatego warto przygotować się na ciągłą, systematyczną pracę zmierzającą do doskonalenia systemów i procesów w organizacji.

Mapowanie procesów

Kolejnym narzędziem zapewnienia jakości w przedsiębiorstwie, które może być również wykorzystane w celu poprawy bezpieczeństwa pracy jest mapowanie procesów, tzw. flowchart. Schemat blokowy przedstawia kolejne procesy i operacje od momentu rozpoczęcia do zakończenia. Dzięki przedstawieniu poszczególnych kroków, przekazywana jest ogólna wiedza o procesie, z której mogą również skorzystać osoby niebiorące w nim bezpośrednio udziału. Mapa procesu opisuje aktualny stan procesu i pozwala wyciągać wnioski dotyczące jego usprawnień. W każdym procesie można wyodrębnić obszary dotyczące bezpieczeństwa pracy. Dokładna analiza najważniejszych operacji, zachowania wykonawców zadań, a także ich przebiegu pozwalana na wychwycenie różnych błędów np. w zakresie obsługi maszyn i urządzeń. Do rzetelnego wykonania analizy powinny być zaangażowane osoby na różnych stanowiskach: operatorzy, kierownictwo oraz specjaliści w zakresie bezpieczeństwa pracy.

Powyższe przykłady pokazują, że myślenie o bezpieczeństwie nie powinno być ograniczone tylko do przepisów, ale powinno wykorzystywać narzędzia, ułatwiające budowę kultury bezpieczeństwa. Należą do nich narzędzia z lean management, wspomagające zarządzanie wciąż zmieniającym się środowiskiem pracy. Dzięki nim, zapewniając bezpieczeństwo przy równoczesnej optymalizacji procesów, możemy przekonać do bhp nie tylko pracowników, ale również najwyższe kierownictwo organizacji.

Autorka: Agnieszka Kuźmicka Artykuł ukazał się w listopadowym wydaniu czasopisma ATEST. https://www.atest.com.pl/

Podobne wpisy