Karty Charakterystyki – kontrola, inspekcja, kary 

Karty Charakterystyki dla substancji i mieszanin podlegają kontroli w zakresie ich obecności, poprawności formatu i treści, a także aktualności. W zależności od kraju członkowskiego, różne podmioty mogą być uprawnione do przeprowadzania takich kontroli.

Kto i w jakim zakresie może dokonać kontroli Kart Charakterystyki?

W Polsce jest szereg służb, które mogą dokonywać kontroli Kart Charakterystyki i związanych z nią elementów, a ze względu na szeroki zakres stosowania tego dokumentu, inspekcje mogą dotyczyć różnych jego aspektów, i tak możemy wymienić: 

• Państwową Inspekcję Sanitarną – kontrola Kart Charakterystyki w pełnym zakresie 

• Inspekcję Ochrony Środowiska – w zakresie zagrożeń dla środowiska (postępowanie w przypadku niezamierzonego uwolnieni, magazynowania substancji, postępowania z odpadami) 

• Inspekcję Handlową – w odniesieniu do obowiązku dostarczenia Karty Charakterystyki odbiorcy naszego produktu (artykuł 31 rozporządzenia REACH, a także oznakowania produktów chemicznych) 

• Państwową Inspekcję Pracy – sprawującą nadzór nad wypełnieniem obowiązku udostępnienia informacji pracownikom (artykuł 35 rozporządzenia REACH)  

• Państwową Straż Pożarną – w zakresie właściwego oznakowania miejsc składowania substancji i mieszanin, o których mowa w części 2 załącznika I do rozporządzenia nr 1272/2008 

Musimy oczywiście pamiętać, że poza przepisami REACH mamy również wymagania krajowe, jak chociażby Artykuł 221 Kodeksu Pracy § 2: 

Niedopuszczalne jest stosowanie substancji niebezpiecznej, mieszaniny niebezpiecznej, substancji stwarzającej zagrożenie lub mieszaniny stwarzającej zagrożenie bez posiadania aktualnego spisu tych substancji i mieszanin oraz kart charakterystyki, a także opakowań zabezpieczających przed ich szkodliwym działaniem, pożarem lub wybuchem. 

Czy Artykuł 52 Ustawy o substancjach chemicznych i ich mieszaninach (Dz.U. 2011 Nr 63 poz. 322), który wskazuje, że niezgodne z przepisami jest niedostarczenie Karty Charakterystyki, i że działanie takie może podlegać karze grzywny. 

Najistotniejsze sekcje Karty Charakterystyki z punktu widzenia inspekcji 

Jak wskazaliśmy w poprzedniej części artykułu, Karty Charakterystyki mogą podlegać kontroli w różnych zakresach. Co za tym idzie oczywiście powinniśmy posiadać dla naszych produktów dokumentację, która będzie spełniała wszystkie wymagania przepisów, i w której wszystkie sekcje będą całkowicie poprawne.  

W Kartach Charakterystyki możemy jednak wyróżnić dwie sekcje, których poprawność będzie kluczowa dla spójności dokumentu. Sekcje 2 i 3 Karty Charakterystyki, bo o nich mowa, zawierają informacje o klasyfikacji produktu, jego oznakowaniu i najistotniejszych (z punktu widzenia przepisów) substancjach znajdujących się w jego składzie. 

Sekcja 2 – kluczowy element dokumentu 

Poprawne wypełnienie sekcji 2 Karty Charakterystyki jest absolutną podstawą dalszego jej opracowania. Na tym etapie określamy jakie zagrożenia niesie za sobą stosowanie substancji i mieszanin chemicznych. Na tej podstawie dopiero jesteśmy w stanie dostosować odpowiednie środki kontroli ryzyka, takie jak środki ochrony indywidualnej czy sposoby postępowania z produktem. Klasyfikacja substancji i mieszanin będzie też wpływała na sposób magazynowania, transportu czy postępowania z odpadami. 

Jeśli na etapie przygotowania Sekcji 2 Karty Charakterystyki popełnimy błąd, to będzie on rzutował na wszystkie pozostałe sekcje dokumentu, a co za tym idzie, nieomalże cała Karta Charakterystyki będzie wymagała korekty. Z tego właśnie względu inspekcje bardzo mocno skupiają się na poprawności tego elementu Karty Charakterystyki. 

Sekcja 2 zawiera również elementy oznakowania i tutaj ponownie, ich nieoprawne przyporządkowanie, w oparciu o błędnie wykonaną klasyfikację, będzie miało negatywne skutki. Poza kwestią błędu wykrytego przez inspekcję, spotkamy się również z poważniejszym problemem, ponieważ to w oparciu o Sekcję 2 Karty Charakterystyki zwykle przygotowuje się elementy oznakowania, a w konsekwencji fizyczną etykietę produktu chemicznego. Sekcja 2 stanowi więc szczególny punkt zainteresowania dla Inspekcji Handlowej. Etykieta opracowana w oparciu o niepoprawnie przygotowaną sekcję dotyczącą elementów oznakowania będzie, co do zasady, wadliwa, co może spowodować w skrajnych przypadkach konieczność usunięcia towaru z półek i jego ponownego oznakowania. Jest to więc jeden z najtrudniejszych i obciążających kosztowo scenariuszy w obrocie produktami chemicznymi. 

Czytaj dalej o sekcji 2 karty charakterystyki.

Sekcja 3 – istotne składniki 

Co prawda Sekcja 3 Karty Charakterystyki nie zawiera pełnego składu produktu, natomiast wymagane jest wymienienie w niej istotnych, z prawnego punktu widzenia, substancji. Podobnie jak w przypadku Sekcji 2, odpowiednie opracowanie tego elementu Karty Charakterystyki będzie miało wpływ na: 

• Oznakowanie produktu 

• Sekcję 8 Karty Charakterystyki 

• W niektórych przypadkach również Sekcję 14 

Co jednak najistotniejsze, klasyfikacja i elementy oznakowania (czyli duża część Sekcji 2) są przez inspekcję najczęściej oceniane właśnie w oparciu o Sekcję 3 Karty Charakterystyki. Opracowując ten fragment dokumentu musimy mieć więc na uwadze nie tylko jego zgodność z przepisami, ale również to by tworzył on logiczną całość z Sekcją 2 Karty Charakterystyki.  

Przygotowanie Sekcji 2 i 3 Karty Charakterystyki to dwa najważniejsze kroki w opracowaniu dokumentu, wymagające szczególnej staranności i dogłębnej znajomości przepisów. Ze względu na daleko idące konsekwencje ich błędnego przygotowania, warto zawsze, w ich przypadku, posłużyć się pomocą doświadczonych specjalistów. Powyższe rozważania będą dotyczyły wszystkich rynków i krajów, gdzie Karta Charakterystyki jest wymaganym dokumentem. Niezależnie bowiem od naszego miejsca na mapie, Karta Charakterystyki będzie przygotowywana w oparciu o podobną logikę. 

Błędna Karta Charakterystyki – konsekwencje 

We wcześniejszych paragrafach wspomnieliśmy już, że błędne opracowanie Karty Charakterystyki może mieć bardzo poważny wpływ na biznes. W najgorszych przypadkach może skutkować niepoprawnym oznakowaniem substancji i mieszanin, co pociąga za sobą duże koszty związane ze zmianą etykiet czy odbiorem wadliwego towaru od klienta, nie wspominając o potencjalnych karach umownych, jeżeli mówimy o towarach trafiających do dużych sieci handlowych. 

To oczywiście konsekwencje poważne, ale natury handlowo-biznesowej. Przepisy przewidują jednak również karty administracyjne związane z nieprzestrzeganiem wymagań dotyczących Kart Charakterystyki. Przywołany wcześniej Artykuł 52 ustawy o substancjach chemicznych i ich mieszaninach wskazuje, że: 

1. Dostawca substancji lub mieszaniny, który wbrew przepisom art. 31 ust. 1 i 3–8 rozporządzenia nr 1907/2006 nie dostarcza wymaganej karty charakterystyki sporządzonej zgodnie z załącznikiem II do tego rozporządzenia, podlega karze grzywny. 

2. Tej samej karze podlega dostawca substancji lub mieszaniny, który wbrew przepisowi art. 31 ust. 9 rozporządzenia nr 1907/2006 dostarcza niezaktualizowaną kartę charakterystyki. 

Wysokość kary grzywny za brak Karty Charakterystyki nie jest ustalona, natomiast zgodnie z artykułem 126 REACH oraz artykułem 47 CLP kara musi być: skuteczna, proporcjonalna i odstraszająca. O jej wysokości decyduje najczęściej organ kontrolny, w zależności od rodzaju a także skali przewinienia. Musimy również pamiętać, że organy kontrolne mają prawo nakazać wstrzymanie sprzedaży czy zmianę oznakowania produktów już znajdujących się w obrocie, i kara ta może być finansowo bardziej dotkliwa niż sama kara grzywny. 

Podobnie sprawa wygląda w innych krajach członkowskich Unii Europejskiej. Kontrole zwykle dają rezultat w postaci wykazu wymaganych zmian i akcji korygujących, dopiero w następnym kroku, jeżeli akcje te nie zostanę wdrożone, nakładane są kary administracyjne. Wysokość tych kar może różnić się między krajami, ale dla utworzenia punktu odniesienia warto wspomnieć poniższe przykłady: 

• W Bułgarii, niespełnienie wymagań Artykułu 31 REACH (dostarczenie Karty Charakterystyki) zagrożone jest karą od 10 000 do 100 000 BGN (około 20 000 do 200 000 tysięcy złotych) 

• Na Cyprze – podobnie, dla złamania przepisów Artykułu 31 REACH przewidziano karę grzywny do wysokości 20 000 euro  

• We Włoszech – kara grzywny za brak Karty Charakterystyki wyniesie od 3000 do 18000 euro 

• Słowacja przewiduje, za podobne niedotrzymanie wymagań, kary od 16 000 do prawie 30 000 euro. 

Powyższe kary są więc dotkliwe, szczególnie w porównaniu z kosztami związanymi z poprawnym i rzetelnym opracowaniem dokumentacji. Posiadanie odpowiednich Kart Charakterystyki, poza uniknięciem problemów w przypadku kontroli, to również pewność niezakłóconego i ciągłego obrotu naszymi produktami, warto więc ich opracowanie zlecić specjalistom.