Jakie dokumenty sprawdza inspektor z Państwowej Inspekcji Pracy?  

Kontrola Państwowej Inspekcji Pracy jest jednym z podstawowych narzędzi nadzoru nad przestrzeganiem prawa pracy oraz zasad bezpieczeństwa i higieny pracy. Może zostać przeprowadzona u każdego pracodawcy oraz przedsiębiorcy korzystającego z pracy osób fizycznych, niezależnie od formy zatrudnienia. Zakres kontroli jest szeroki, a jednym z kluczowych elementów jest weryfikacja dokumentacji, która pozwala inspektorowi ocenić, czy podmiot prawidłowo realizuje obowiązki wynikające z przepisów. 

1. Dokumentacja pracownicza – podstawowy obszar kontroli 

Inspektor pracy ma prawo żądać przedstawienia pełnej dokumentacji związanej z zatrudnianiem pracowników. Najczęściej weryfikowane są: 

Akta osobowe pracowników, w tym: 

• dokumenty związane z nawiązaniem stosunku pracy (umowa, skierowanie na badania, orzeczenie lekarskie), 
• potwierdzenia odbycia szkoleń BHP (wstępnych i okresowych), 
• dokumenty dotyczące przebiegu zatrudnienia (awansów, kar, zmian stanowisk), 
• dokumenty związane z ustaniem stosunku pracy. 

Dokumentacja czasu pracy, obejmująca: 

• ewidencję czasu pracy, 
• wnioski o urlopy, 
• rejestry nadgodzin, dyżurów, pracy w porze nocnej. 

Dokumentacja wynagrodzeń, w tym: 

• listy płac, 
• potwierdzenia wypłat, 
• zasady naliczania dodatków i premii. 

Inspektor może również zweryfikować tożsamość osób przebywających na terenie zakładu oraz odebrać od nich ustne lub pisemne oświadczenia dotyczące warunków pracy. 

2. Dokumentacja pracownicza – podstawowy obszar kontroli 

W obszarze BHP inspektorzy koncentrują się na dokumentach potwierdzających, że pracodawca zapewnia bezpieczne i higieniczne warunki pracy. Najczęściej analizowane są: 

Dokumenty techniczne i technologiczne 

• instrukcje obsługi maszyn i urządzeń, 
• dokumentacja techniczna stanowisk pracy 

Dokumenty dotyczące infrastruktury zakładu 

• dokumentacja budowy, przebudowy, modernizacji, 
• protokoły odbiorów technicznych, 
• dokumenty dopuszczenia maszyn do eksploatacji. 

Badania i pomiary środowiska pracy 

• wyniki pomiarów czynników szkodliwych (hałas, drgania, pyły, substancje chemiczne), 
• pomiary oświetlenia, mikroklimatu, wentylacji, 
• harmonogramy i potwierdzenia okresowych badań środowiskowych. 

Dokumentacja powypadkowa 

• protokoły powypadkowe, 
• karty wypadków, 
• dokumentacja dotycząca chorób zawodowych, 
• rejestry wypadków i zdarzeń potencjalnie wypadkowych. 

Branża budowlana 

• dziennik budowy, 
• protokoły kontroli stanu technicznego rusztowań, maszyn, instalacji, 
• instrukcje bezpiecznego wykonywania robót (IBWR). 

3. Uprawnienia inspektora w zakresie dokumentacji 

Podmiot kontrolowany ma obowiązek udostępnić dokumenty niezwłocznie, w formie umożliwiającej ich analizę. 

Inspektor ma prawo do: 

• sporządzania kopii, odpisów, wyciągów i zestawień, 
• wykonywania obliczeń na podstawie przedstawionych danych, 
• utrwalania wyników oględzin za pomocą zdjęć lub nagrań, 
• żądania dodatkowych informacji od pracowników i osób współpracujących. 

Odmowa udostępnienia dokumentów może zostać zakwalifikowana jako utrudnianie kontroli, co stanowi wykroczenie zagrożone karą grzywny. 

4. Zakres kontroli a rodzaj dokumentów 

Zakres dokumentacji, którą inspektor przeanalizuje, zależy od celu kontroli. Najczęściej spotykane typy kontroli to: 

• kontrola rutynowa – szeroki zakres, obejmuje prawo pracy i BHP, 
• kontrola na skutek skargi pracownika – ukierunkowana na konkretny problem, 
• kontrola powypadkowa – szczegółowa analiza dokumentacji powypadkowej i warunków pracy, 
• kontrola tematyczna – np. dotycząca czasu pracy, legalności zatrudnienia, badań środowiskowych. 

5. Decyzje inspektora po stwierdzeniu naruszeń BHP 

Inspektor pracy może wydać decyzje o różnym charakterze, w zależności od skali i rodzaju naruszeń. 

Decyzje natychmiastowe (wykonywane bezzwłocznie) 

Stosowane, gdy naruszenia stwarzają bezpośrednie zagrożenie życia lub zdrowia: 

• wstrzymanie prac lub działalności, 
• wstrzymanie eksploatacji maszyn i urządzeń, 
• zakaz wykonywania pracy w niebezpiecznych warunkach, 
• odsunięcie pracowników od prac wymagających kwalifikacji, których nie posiadają. 

Decyzje terminowe i proceduralne 

Stosowane, gdy naruszenia nie stanowią bezpośredniego zagrożenia: 

• nakaz usunięcia uchybień w określonym terminie, 
• nakaz wykonania badań i pomiarów środowiska pracy, 
• nakaz ustalenia okoliczności i przyczyn wypadku, 
• nakaz zaprzestania określonej działalności, jeśli warunki pracy są niezgodne z przepisami. 

Forma decyzji 

Decyzje mogą być wydane: 

• pisemnie – standardowa forma, 
• ustnie – gdy uchybienia można usunąć podczas kontroli, 
• wpisem do dziennika budowy – w przypadku kontroli na placach budowy. 

Inne środki prawne 

• pouczenia i oświadczenia o usunięciu uchybień, 
• mandat karny, 
• wniosek o ukaranie do sądu. 

Pracodawca ma prawo odwołać się od decyzji pisemnej lub wpisu do dziennika budowy w terminie 7 dni.  

Podsumowanie

Kontrola Państwowej Inspekcji Pracy to proces wymagający rzetelnie prowadzonej dokumentacji, aktualnych procedur oraz realnego nadzoru nad warunkami pracy. Inspektorzy analizują zarówno aspekty formalne, jak i techniczne, a każde uchybienie – od braków w aktach osobowych po nieaktualne pomiary środowiska pracy — może skutkować decyzjami administracyjnymi, mandatami lub koniecznością natychmiastowego wstrzymania prac. 

Właśnie dlatego coraz więcej firm decyduje się na wsparcie specjalistów. EHS Consulting pomaga przedsiębiorstwom przygotować się do kontroli PIP w sposób kompleksowy i zgodny z obowiązującymi przepisami.  

Nasze działania obejmują m.in.: 

• audyt dokumentacji pracowniczej i BHP pod kątem zgodności z wymaganiami PIP, 
• przygotowanie lub aktualizację procedur, instrukcji, ocen ryzyka i rejestrów, 
• weryfikację badań i pomiarów środowiska pracy oraz organizację brakujących pomiarów, 
• wsparcie w prowadzeniu dokumentacji powypadkowej i analizie przyczyn zdarzeń, 
• przygotowanie kadry kierowniczej do przebiegu kontroli i sposobu komunikacji z inspektorem.