Pracownik chce pracować zdalnie, a szef się nie zgadza – co mówi prawo i praktyka biznesowa?
Praca zdalna przestała być przywilejem dla wybranych. Dla tysięcy pracowników stała się czymś zupełnie naturalnym. Tymczasem w wielu firmach powrót do biura budzi napięcia, a prośby o kontynuację pracy zdalnej spotykają się z oporem. Czy pracodawca może odmówić pracy zdalnej bez podania przyczyny? A może są sytuacje, kiedy nie ma do tego prawa? Odpowiadamy!
Przywilej czy prawo? Oto kiedy pracodawca nie może odmówić pracy zdalnej
Kodeks pracy jasno określa, że praca zdalna to wynik uzgodnienia między stronami. W praktyce oznacza to, że ani pracownik nie może jednostronnie zażądać przejścia na zdalny tryb, ani pracodawca nie musi się zgadzać. Ale to tylko ogólna zasada. W 2023 roku pojawiły się bowiem przepisy, które nakazują pracodawcy uwzględnić niektóre wnioski.
Komu nie można odmówić pracy zdalnej? Pracodawca nie może tego zrobić, jeśli wniosek składa:
- kobieta w ciąży,
- rodzic dziecka do 4. roku życia,
- rodzic dziecka z orzeczeniem o niepełnosprawności,
- rodzic dziecka z chorobą śmiertelną lub nieodwracalnym uszkodzeniem,
- opiekun osoby z orzeczeniem o znacznej niepełnosprawności we wspólnym gospodarstwie domowym.
W takich przypadkach pracodawca nie może odmówić pracy zdalnej, chyba że wykaże konkretny powód techniczny lub organizacyjny, np. konieczność obecności na miejscu lub rodzaj stanowiska uniemożliwiający pracę poza firmą.
„Nie zgadzam się” – kiedy odmowa pracy zdalnej jest dopuszczalna?
W każdym przypadku, gdy pracownik nie należy do grupy chronionej, odpowiedź na pytanie, czy pracodawca może odmówić pracy zdalnej, brzmi: tak.
Pracodawca nie chce pracy zdalnej? Ma do tego prawo, jeśli uzna, że taki model nie jest optymalny dla zespołu, organizacji pracy lub kultury firmy. Co więcej, prawo nie zmusza go do uzasadniania takiej decyzji.
W praktyce oznacza to, że odmowa pracy zdalnej może być czysto biznesowa. Powodem może być potrzeba współpracy zespołowej, ryzyko nierównego traktowania pracowników lub trudności z zapewnieniem bezpieczeństwa danych poza firmą.
Czy pracodawca może odmówić pracy zdalnej bez wyjaśnienia? Tylko w jednym przypadku nie
Zasadniczo tak – w przypadku „zwykłych” pracowników nie ma wymogu podawania przyczyn odmowy. Ale jest jeden istotny wyjątek.
Gdy pracownik należy do grupy chronionej, a jego wniosek spełnia wymogi formalne, pracodawca musi się do niego odnieść pisemnie (lub mailowo) w ciągu 7 dni. I to nie ogólnikowo, lecz wskazując konkretnie:
- czy problem leży w organizacji pracy,
- czy w samym charakterze stanowiska.
Brak odpowiedzi w terminie lub lakoniczna formułka typu „z uwagi na potrzeby firmy” może zostać potraktowana jako naruszenie przepisów i skutkować interwencją Państwowej Inspekcji Pracy.
„Pracodawca nie zgadza się na pracę zdalną” – jak działać, a nie eskalować?
Zamiast stawiać sprawę na ostrzu noża, warto szukać porozumienia w oparciu o argumenty, a nie emocje. Dla pracownika to okazja, by wykazać, że:
- jest samodzielny i efektywny w trybie zdalnym,
- ma zapewnione warunki do pracy (sprzęt, Internet, cisza),
- nie zamierza unikać odpowiedzialności czy zespołowego kontaktu.
Dla pracodawcy to moment, by zastanowić się, czy:
- firma ma gotowe zasady pracy zdalnej,
- istnieje ryzyko napięć między pracownikami terenowymi a zdalnymi,
- kontrola i raportowanie efektów pracy może odbywać się w inny sposób niż fizyczna obecność.
W wielu przypadkach kompromisem okazuje się praca hybrydowa lub okres próbny pracy zdalnej, oceniany potem na podstawie mierzalnych efektów.
Praca zdalna – kiedy pracodawca nie może odmówić, ale… ma wątpliwości?
Nawet jeśli przepisy mówią jasno, że pracodawca nie może odmówić pracy zdalnej, często pojawiają się pytania: co z bezpieczeństwem, wdrożeniem nowych osób, ochroną danych? Te dylematy są zrozumiałe.
Dlatego warto przygotować procedury i jasno zdefiniować zasady wykonywania pracy poza biurem. Dobrym krokiem będzie stworzenie:
- regulaminu pracy zdalnej,
- standardu wyposażenia stanowiska domowego,
- systemu kontaktu i oceny efektywności.
Takie rozwiązania pozwalają zapanować nad sytuacją i zbudować zaufanie między stronami. Nawet jeśli początkowo decyzja brzmiała: „pracodawca nie chce pracy zdalnej”.
Podsumowanie: kompromis jest możliwy, ale trzeba znać granice prawa
Praca zdalna to nie fanaberia ani tymczasowy trend. To element rzeczywistości zawodowej, który powinien być traktowany z uwagą, a nie podejrzliwością.
Czy pracodawca może odmówić pracy zdalnej? Tak – ale nie zawsze. Pracownicy chronieni mają silne prawo do tego trybu pracy, a inni mogą przekonać szefa rzeczowymi argumentami.
Najlepsze efekty osiąga się nie poprzez konfrontację, ale wspólne wypracowanie modelu, który chroni interesy firmy, ale pozwala pracownikowi na elastyczność.
Masz w firmie spory o pracę zdalną, brak regulaminu lub nie wiesz, jak skonstruować uzasadnienie odmowy? Skorzystaj z naszej pomocy – zobacz, co możemy zrobić w obrębie usługi z zakresu pracy zdalnej BHP – zapraszamy.
