Jak powinna wyglądać teczka akt osobowych pracownika?

Jako przedsiębiorca lub pracownik a przede wszystkim konsument obserwujemy zmiany kadrowe, jakie następują w naszym codziennym otoczeniu. Kiedy zadajesz sobie pytanie: jak prawidłowo prowadzić akta osobowe pracownika? Co zrobić z dodatkowymi dokumentami, np. po przeprowadzeniu kontroli trzeźwości w firmie? To idealny czas, aby zapoznać się z artykułem poniżej. Dokumentacja pracownicza to element, który zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. powinna być przechowywana od 10 do nawet 50 lat. 

Teczka akt osobowych pracownika powinna składać się z pięciu części

• Część A – zawiera dokumenty zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie. Są to m.in. świadectwa pracy z poprzednich przedsiębiorstw, zaświadczenia potwierdzające kwalifikacje pracownika niezbędne do wykonywanej pracy czy skierowanie na badania lekarskie, które stwierdza brak przeciwskazań do wykonywania pracy na określonym stanowisku; 

• Część B – gromadzimy dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia (z uwzględnieniem aneksów do umów w trakcie świadczenia pracy w jednym przedsiębiorstwie). Przykładowe pozycje, jakie powinny się znaleźć w części B to: umowa o pracę, zaświadczenie o ukończeniu szkolenia BHP, orzeczenia lekarskie z przeprowadzonych badań okresowych lub kontrolnych. Wszelkie zmiany, jak np. oświadczenie pracownika o wypłacaniu wynagrodzenia w gotówce również jesteśmy zobligowani archiwizować w tej części; 

• Część C – dokumentacja związana z ustaniem stosunku pracy. Możemy tu wyróżnić: kopię świadectwa pracy, które wydaliśmy pracownikowi, umowę o zakazie konkurencji oraz przede wszystkim oświadczenie o rozwiązaniu umowy o pracę; 

• Część D – zagospodarowana dla regulaminów oraz oświadczeń, które zobowiązują pracownika do poniesienia odpowiedzialności porządkowej lub prawnej w przypadku niestosowania się do wytycznych, czy też wymagań określonych w odrębnych przepisach; 

• Część E – została wprowadzona z dniem 21 marca 2023 roku w związku z możliwością dokonania przez pracodawcę kontroli trzeźwości lub kontrolą na obecność innych substancji działających podobnie do alkoholu. Archiwizujemy również notatkę z kontroli organu powołanego do zachowania porządku publicznego w przypadku przeprowadzenia inspekcji na terenie przedsiębiorstwa.  

Akta pracownicze możemy prowadzić w formie papierowej lub elektronicznej. W przypadku formy papierowej należy pamiętać o zachowaniu warunków, które zabezpieczą dokumentację przed utratą, zniszczeniem, uszkodzeniem a przede wszystkim dostępem osób nieupoważnionych. Forma elektroniczna przechowywania akt osobowych pracownika zobowiązuje pracodawcę do stosowania rozwiązania technicznego zapewniającego dostępność, używalność i wiarygodność dokumentacji.  

Każdy pracodawca może dodatkowo wprowadzić podrozdziały w dokumentacji np. A1, A2. Należy zadbać o chronologię, numerowanie oraz tworzenie wykazu dokumentów dla każdej części akt osobowych.  

Nieprawidłowe prowadzenie dokumentacji pracowniczej lub jej brak może skutkować konsekwencjami finansowymi. Pamiętajmy – zgodnie z przepisami prawa pracy – pracodawca jest zobowiązany do właściwego dokumentowania i przechowywania akt osobowych pracowników. Kara finansowa nałożona przez Państwową Inspekcję Pracy wynosi od 1 tys. zł do nawet 30 tys. zł.  

Masz na biurku piramidę dokumentów pracowniczych i zastanawiasz się, co z nimi zrobić? Chcesz zweryfikować poprawność gromadzenia dokumentacji akt osobowych pracowników? 

Skontaktuj się z nami – nasz zespół specjalistów EHS CONSULTING świadczy usługi audytu BHP i dokumentacji pracowniczej oraz bieżącego wsparcia w tym zakresie.  

Ile czasu powinniśmy przechowywać akta osobowe pracownika? Szczegóły przekażemy już w jutrzejszej publikacji – zachęcamy do obserwacji nowych wpisów.