Instrukcje bezpieczeństwa i higieny pracy

Czy instrukcje bezpieczeństwa i higieny pracy są wymagane w każdym zakładzie i na każdym stanowisku pracy? Jeśli tak, to w jakiej formie powinny być sporządzane?

Takie pytania możemy zadać, widząc różne dokumenty tworzone w organizacji.

W poniższym artykule znajdziesz podstawowe przepisy, które wskazują sytuacje, kiedy sporządzenie instrukcji bezpieczeństwa i higieny pracy jest niezbędne. Ponadto dodałam swoje spostrzeżenia z praktyki zawodowej specjalisty ds. BHP.

Wymóg tworzenia instrukcji BHP

Zacznijmy od Kodeksu pracy. Wymóg tworzenia instrukcji jest przywołany w kilku miejscach, m.in.: Art. 209(2). § 1:

,,W przypadku możliwości wystąpienia zagrożenia dla zdrowia lub życia pracodawca jest obowiązany: 2) niezwłocznie dostarczyć pracownikom instrukcje umożliwiające, w przypadku wystąpienia bezpośredniego zagrożenia, przerwanie pracy i oddalenie się z miejsca zagrożenia w miejsce bezpieczne.”

Do takich zagrożeń zaliczyć można: pożar, wybuch, czy wyciek substancji chemicznej. Prawdopodobieństwo wystąpienia takich niepożądanych zdarzeń jest różne, bowiem zależy od wielu czynników. Jednak nie możemy ich traktować jako zdarzeń całkowicie nieprawdopodobnych. Za właściwe podejście należy zatem uznać przygotowanie się na ewentualność zajścia zdarzenia i wdrożenie odpowiednich instrukcji określających schemat postępowania. Dalej w Art. 237(4) § 2:

,,Pracodawca jest obowiązany wydawać szczegółowe instrukcje i wskazówki dotyczące bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach pracy.”

Przepis nie wskazuje wprost na formę opracowania instrukcji stanowiskowych, można zatem wnioskować, że zapoznanie z instrukcją może nastąpić w formie pisemnej, czy ustnej. Natomiast jeśli chodzi o potwierdzenie zapoznania się z obowiązującymi przepisami bhp, pracownik powinien to zrobić pisemnie, co znajduje potwierdzenie w Art. 237(4) § 3:

,,Pracownik jest obowiązany potwierdzić na piśmie zapoznanie się z przepisami oraz zasadami bezpieczeństwa i higieny pracy.”

Obowiązek tworzenia instrukcji bezpieczeństwa i higieny pracy wynika również z przepisów szczegółowych, m.in. z rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 26 września 1997 r. w sprawie ogólnych przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy. § 41 wskazuje następująco:

,,1. Pracodawca jest obowiązany udostępnić pracownikom, do stałego korzystania, aktualne instrukcje bezpieczeństwa i higieny pracy dotyczące: 1) stosowanych w zakładzie procesów technologicznych oraz wykonywania prac związanych z zagrożeniami wypadkowymi lub zagrożeniami zdrowia pracowników; 2) obsługi maszyn i innych urządzeń technicznych; 3) postępowania z materiałami szkodliwymi dla zdrowia i niebezpiecznymi; 4) udzielania pierwszej pomocy. 2. Instrukcje, o których mowa w ust. 1, powinny w sposób zrozumiały dla pracowników wskazywać czynności, które należy wykonać przed rozpoczęciem danej pracy, zasady i sposoby bezpiecznego wykonywania pracy, czynności do wykonania po jej zakończeniu oraz zasady postępowania w sytuacjach awaryjnych stwarzających zagrożenia dla życia lub zdrowia pracowników. Instrukcje dotyczące prac związanych ze stosowaniem niebezpiecznych substancji i preparatów chemicznych powinny uwzględniać informacje zawarte w kartach charakterystyki tych substancji i preparatów.”

Od czego zacząć instrukcję BHP?

Zatem jeśli nie wiemy, od czego zacząć, które instrukcje powinny być bezwzględnie opracowane – warto przeanalizować powyżej wskazany przepis.

Na pewno jesteśmy w stanie wskazać jakie prace są wykonywane i na jakich stanowiskach, z jakich maszyn i urządzeń pracownicy korzystają w swojej codziennej pracy, czy są używane materiały niebezpieczne i w jaki sposób funkcjonuje w zakładzie system pierwszej pomocy. W pkt. 4 §  44 wyżej wymienionego rozporządzenia, znajdziemy informację o miejscu zamieszczenia instrukcji o udzielaniu pierwszej pomocy:

,,w punktach pierwszej pomocy i przy apteczkach, w widocznych miejscach (…)”.

Odwołanie do instrukcji następuje również w §  51:

,,2. Montaż, demontaż i eksploatacja maszyn, w tym ich obsługa, powinny odbywać się przy zachowaniu wymagań bezpieczeństwa i higieny pracy oraz ergonomii, uwzględniających instrukcje zawarte w dokumentacji techniczno-ruchowej. (…)”

Szczególna uwaga zwrócona została w kierunku materiałów niebezpiecznych: §  96:

,, 2. W magazynach powinny być wywieszone instrukcje określające sposób składowania, pakowania, załadunku i transportu materiałów niebezpiecznych; z treścią instrukcji należy zapoznać pracowników zatrudnionych przy tych pracach.”

W przypadku występowania w procesach pracy czynników rakotwórczych, biologicznych o działaniu zakaźnym i innych stwarzających niebezpieczeństwo dla zdrowia i życia pracowników, jednym z obowiązków pracodawcy jest określenie w instrukcjach odpowiednich zasad postępowania w razie powstania nieprzewidzianych sytuacji, powodujących poważne zagrożenia dla pracowników.

Wymóg opracowania instrukcji, zachodzi również w przypadku konieczności stosowania środków ochrony indywidualnej. Zgodnie z §  6. ZAŁĄCZNIKA Nr  2 rozporządzenia w sprawie ogólnych przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy:

,, 1. Środki ochrony indywidualnej powinny być stosowane zgodnie ze swoim przeznaczeniem, z wyłączeniem szczególnych i wyjątkowych sytuacji – zgodnie z instrukcją przekazaną przez pracodawcę. W razie potrzeby – w celu zapewnienia właściwego używania środków ochrony indywidualnej – pracodawca powinien zorganizować pokazy używania tych środków.”

Warto podkreślić, że sukces zapewnienia bezpiecznych i higienicznych warunków pracy nie zostanie osiągnięty tylko po przekazaniu odzieży roboczej i środków ochrony pracownikowi. Warto zwrócić uwagę na ich odpowiednie stosowanie. W przypadku niewłaściwego używania danego zabezpieczenia przez pracownika otrzymamy efekt odwrotny od pożądanego. Pracownik może niechętnie stosować dany środek ochrony indywidualnej, ponieważ będzie czuł dyskomfort np. niewłaściwa regulacja szelek bezpieczeństwa podczas wykonywania pracy na wysokości, albo podwyższone zostanie ryzyko np. niewłaściwe posługiwanie się danym zabezpieczeniem.

Co wziąć pod uwagę przy tworzeniu instrukcji BHP?

W zależności od rodzaju wykonywanej pracy, czy działalności przedsiębiorcy, opracowanie instrukcji wynika z różnych regulacji prawnych. Przykładowo, w przypadku prowadzenia robót budowlanych, obowiązek sporządzenia instrukcji bezpiecznego wykonywania robót budowlanych wynika z §  2 Rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 6 lutego 2003 r. w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy podczas wykonywania robót budowlanych:

,,Wykonawca przed przystąpieniem do wykonywania robót budowlanych jest obowiązany opracować instrukcję bezpiecznego ich wykonywania i zaznajomić z nią pracowników w zakresie wykonywanych przez nich robót.”

Instrukcje mogą zostać opracowane wewnętrznie w danym zakładzie pracy, bądź być dostarczone np. przez producenta substancji i preparatów niebezpiecznych, maszyn, narzędzi, rusztowań itd.

Zakres instrukcji powinien odnosić się do specyfiki  prac, np. w przypadku robót montażowych konstrukcji stalowych i prefabrykowanych elementów wielkowymiarowych, powinny być wykonywane na podstawie projektu montażu oraz planu bioz, przez pracowników zapoznanych z instrukcją organizacji montażu oraz rodzajem używanych maszyn i innych urządzeń technicznych (§  214 wskazanego powyżej rozporządzenia).

W wielu przypadkach instrukcje są często wymieniane, gdy mówimy o użytkowaniu maszyn i urządzeń. Regulacje z tym związane odnajdziemy m.in. w rozporządzeniu Ministra Gospodarki z dnia 30 października 2002 r. w sprawie minimalnych wymagań dotyczących bezpieczeństwa i higieny pracy w zakresie użytkowania maszyn przez pracowników podczas pracy:

,,§ 30 1.Pracodawca powinien zapewnić pracownikom dostęp do informacji, w tym pisemnych instrukcji dotyczących użytkowania maszyn, zwanych dalej „instrukcjami”. 2.Instrukcje zawierają co najmniej informacje dotyczące bezpieczeństwa i higieny pracy w zakresie: 1) warunków użytkowania maszyn; 2) występowania możliwych do przewidzenia sytuacji nietypowych; 3) praktyki użytkowania maszyn. 3. Instrukcje powinny być zrozumiałe dla pracowników, których dotyczą.”

Opracowując zatem samodzielnie instrukcje, powinniśmy mieć na uwadze wskazane wyżej zagadnienia. Sposób opracowania instrukcji powinien umożliwiać jej zrozumienie przez pracownika (język użytkownika, unikanie skomplikowanej terminologii bądź zastosowanie  objaśnień, zwięzłe przedstawienie najważniejszych informacji).

Pytanie kolejne, które może nam się nasunąć: czy pracownik służby BHP powinien samodzielnie sporządzać instrukcje dotyczące bezpieczeństwa pracy?

Oczywiście, że nie. Pracownik służby BHP w wielu przypadkach, nie posiada kompletnej wiedzy w zakresie obsługi danych maszyn i urządzeń, czy funkcjonowania danych procesów technologicznych. Właściwe opracowanie instrukcji wymaga współpracy kilku osób np. technologa, kierownika produkcji, pracownika służby BHP, a także pracodawcy. Potwierdzenie możemy znaleźć w §  2 Rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 2 września 1997 r. w sprawie służby bezpieczeństwa i higieny pracy:

,, 1. Do zakresu działania służby bhp należy: (…) udział w opracowywaniu zakładowych układów zbiorowych pracy, wewnętrznych zarządzeń, regulaminów i instrukcji ogólnych dotyczących bezpieczeństwa i higieny pracy oraz w ustalaniu zadań osób kierujących pracownikami w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy; opiniowanie szczegółowych instrukcji dotyczących bezpieczeństwa i higieny pracy na poszczególnych stanowiskach pracy.”

Mając wiele zadań do wykonania w firmie, możemy stanąć przed dylematem: ,,kupić gotową instrukcję BHP, czy opracować samodzielnie?”

Osobiście, zachęcam do podjęcia próby samodzielnego sporządzenia instrukcji, z udziałem osób, które mają wiedzę w analizowanym przez nas obszarze. W Internecie możemy znaleźć wiele instrukcji jak: „ogólna instrukcja BHP dla wszystkich pracowników”. Miejmy jednak świadomość, że osoba, która wydała taką instrukcję nigdy nie widziała naszego zakładu, nie wie jakie zagrożenia w nim występują i jakie prace są wykonywane. Zatem ogólne wytyczne mogą okazać się niewystarczające w przypadku wystąpienia np. awarii. Ponadto takie „uniwersalne” instrukcje często są opracowane na jednej stronie i opisane małym drukiem. Zapewniam Was, że nikt z pracowników nie podejdzie „ochoczo” do takiego dokumentu, a na pewno nie zastosuje wytycznych w praktyce. Jeśli zamierzacie stworzyć faktycznie działający system zarządzania bezpieczeństwem pracy, zrezygnujcie z takich dokumentów.

Zatem jak może wyglądać przykładowa instrukcja opracowana przez nas w firmie?

Podpowiem w kilku krokach 😊

1. Zacznijmy od nagłówka, oznaczenia numeru naszego dokumentu. W przypadku istnienia wielu dokumentów w organizacji, taki system pozwoli nam na uporządkowanie naszej dokumentacji. W łatwiejszy sposób odnajdziemy odpowiednią instrukcję, będziemy wiedzieli czego ona dotyczy, a także sprawniej określimy jej aktualność.
2. Na pierwszej stronie umieśćmy informacje o osobach, które wzięły udział w opracowaniu instrukcji (ich rola: sporządzający, opiniujący, zatwierdzający).
3. Postanowienia ogólne/ wstęp/ wprowadzenie – niezależnie w jaki sposób nazwiemy ten punkt, powinniśmy wskazać w nim: -czego dotyczy instrukcja, -jakie ma miejsce w hierarchii obowiązujących dokumentów w zakładzie (czy jest np. powiązana z innym dokumentem), -podstawę prawną (dlaczego taka instrukcja powinna być opracowana).
4. Wskażmy wymogi prawne w odniesieniu do pracowników (jakie powinien posiadać szkolenie BHP, uprawnienie itd.).
5. Zasady podczas wykonywania pracy (opisane krok po kroku, tak jakbyśmy sami mieli pracę wykonać 😊 ).
6. Jeśli dotyczy (np. w przypadku substancji chemicznych), przedstawmy warunki magazynowania i przechowywania (na podstawie instrukcji od producenta).
7. Wymieńmy zagrożenia, które mogą wystąpić podczas wykonywania pracy, a także przedstawmy postępowanie w przypadku awarii.
8. Uwagi końcowe (możemy podać informacje np. kiedy instrukcja traci ważność).

Jest to oczywiście moja propozycja, na której możemy się wzorować podczas sporządzania instrukcji. Natomiast warto wziąć pod uwagę odmienność procesów pracy, specyfikę zakładów, dlatego instrukcje powinien opracowywać zespół 😊

Mamy nadzieję, że dzięki tej publikacji temat dotyczący instrukcji bezpieczeństwa i higieny pracy (BHP) jest dla Ciebie bardziej zrozumiały. Przy opracowywaniu instrukcji warto wziąć do serca radę, że to nie ,,papier” poprawi bezpieczeństwo pracy w firmie, a wdrożenie wymaganych zasad w praktyce. W przypadku instrukcji przygotowanych wewnątrz organizacji, jesteśmy w stanie lepiej zarządzać bezpieczeństwem podczas poszczególnych procesów pracy.

Masz pytania odnośnie instrukcji BHP? Skontaktuj się z nami: https://ehsconsulting.pl/kontakt/