Przechowywanie dokumentacji pracowniczej – oświadczenie oraz informacje. Kogo poinformować i gdzie trzymać dokumenty?

Akta osobowe pracowników należy przechowywać od 10 lat 50 lat. Co ma wpływ na okres przechowywania dokumentów? Wyjaśniamy poniżej. Zgodnie z nowelizacją przepisów Kodeksu pracy – dokumentacja pracowników zatrudnionych po 31 grudnia 2018 roku powinna być przechowywana przez 10 lat. Co w przypadku, kiedy pracownik został zatrudniony przez ww. okresem lub pracuje w jednej firmie od 30 lat? 

Okresy przechowywania dokumentacji

• 10 lat – w przypadku zatrudnienia po 31 grudnia 2018 roku,  

• 50 lat – w przypadku zatrudnienia przed 1 stycznia 1999 roku. 

Jaki okres przechowujemy dokumentację, jeśli pracownik został zatrudniony między 1 stycznia 1999 roku a 31 grudnia 2018 roku? 

Dokumenty możemy przechowywać 10 lub 50 lat. Pierwotnie jesteśmy zobligowani do przechowywania dokumentacji przez okres 50 lat. Jeżeli pracodawca przekaże do ZUS-u oświadczenie ZUS OSW i raport informacyjny ZUS RIA – okres przechowywania skraca się do 10 lat od ostatniego dnia w roku, w którym pracodawca złoży wymagane dokumenty do ZUS-u.  

Przykład: pracownik został zatrudniony w 15 marca 2006 roku. W 2019 roku złożył wypowiedzenie i rozstał się z firmą. Jeżeli pracodawca nie będzie składał oświadczeń jest zobligowany do przechowywania dokumentów przez okres 50 lat. Jeżeli złoży odpowiednie oświadczenia w ZUS np. w maju 2019 roku – akta osobowe pracownika musi przechowywać przez okres 10 lat licząc od 31 grudnia 2019 roku.  

Czy pracownik ma prawo do zażądania wydania mu całości lub części zgromadzonej dokumentacji pracowniczej? 

Oczywiście, że tak! Pracownik składa wniosek o wydanie kopii dokumentów a pracodawca jest zobowiązany do wydania kopii dokumentacji pracowniczej w terminie 30 dni od otrzymania wniosku. Taki dokument musi zostać podpisany przez pracodawcę lub osobę upoważnioną, jako potwierdzenie zgodności kopii z oryginałem.  

Jakich informacji udzielamy pracownikowi po rozwiązaniu stosunku pracy w sprawie akt osobowych pracownika? 

• Informacje dotyczące okresu przechowywania dokumentacji; 

• Informacje o możliwości odebrania przez pracownika dokumentacji obejmującej akta osobowe do końca miesiąca kalendarzowego po upływie okresu przechowywania,  

• Informacje o zniszczeniu dokumentacji w przypadku jej nieodebrania przez pracownika w okresie wyznaczonym przez pracodawcę.  

Nie masz pewności, ile czasu powinno się przechowywać dokumentację w twojej firmie? Masz niestandardowy przypadek? Skontaktuj się z nami!