Karta szkolenia wstępnego BHP – co musisz wiedzieć?
Po przeczytaniu pierwszego wpisu „Ile jest ważne szkolenie BHP i jaki mamy podział szkoleń BHP?„, zapewne już wiesz o konieczności przeprowadzenia szkoleń bhp przez pracodawcę (wynika to wprost z kodeksu pracy), a także o podziale szkolenia wstępnego na: instruktaż stanowiskowy oraz ogólny.
Załóżmy, że pracownik odbył instruktaż ogólny szkolenia wstępnego BHP, który został przeprowadzony przez Specjalistę ds. BHP i jako pracodawca otrzymujesz Kartę szkolenia wstępnego w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy.
Widzisz, że karta zawiera o wiele więcej pól, które należy uzupełnić.
Zastanawiasz się jak w ogóle wygląda samo szkolenie? → Jak wygląda szkolenie wstępne BHP
Czym jest karta szkolenia wstępnego BHP?
Karta szkolenia wstępnego to oficjalny dokument potwierdzający, że pracownik przeszedł wymagane szkolenie BHP przed dopuszczeniem do pracy. Bez podpisanej karty pracodawca nie może legalnie dopuścić pracownika do wykonywania obowiązków – jest to wymóg bezwzględny wynikający z Kodeksu pracy.
Karta stanowi dowód w przypadku kontroli Państwowej Inspekcji Pracy (PIP) oraz – co równie ważne – w razie wypadku przy pracy. Brak dokumentacji szkoleniowej może oznaczać dla pracodawcy poważne konsekwencje prawne i finansowe.
Podstawa prawna
Art. 237³ Kodeksu pracy
Pracodawca nie może dopuścić pracownika do pracy, do której wykonywania nie posiada on wymaganych kwalifikacji lub potrzebnych umiejętności, a także dostatecznej znajomości przepisów oraz zasad BHP.
Rozporządzenie MGiP z 27 lipca 2004 r.
Rozporządzenie w sprawie szkolenia w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy (Dz.U. 2004 nr 180 poz. 1860 z późn. zm.) określa rodzaje szkoleń, programy ramowe i wzór karty szkolenia wstępnego (załącznik nr 2).
Kto podlega szkoleniu wstępnemu?
Szkoleniu wstępnemu podlegają wszystkie osoby, które mają być dopuszczone do pracy na danym stanowisku:
- Nowo zatrudnieni pracownicy – bez względu na rodzaj umowy
- Pracownicy przenoszeni na inne stanowisko – jeśli wiąże się z nowymi zagrożeniami
- Uczniowie i studenci odbywający praktyki zawodowe
- Stażyści i wolontariusze wykonujący pracę na terenie zakładu
- Pracownicy powracający po długiej nieobecności – gdy warunki pracy uległy zmianom
- Osoby na umowie zlecenie lub o dzieło wykonujące pracę w zakładzie
Podział szkolenia wstępnego
Instruktaż ogólny
Zapoznaje z przepisami BHP, zasadami pierwszej pomocy i zagrożeniami ogólnymi w zakładzie.
- Czas: min. 3 godziny lekcyjne
- Kto prowadzi: pracownik służby BHP
- Termin: 1. dzień pracy, przed podjęciem obowiązków
Instruktaż stanowiskowy
Zapoznaje z zagrożeniami na konkretnym stanowisku i metodami bezpiecznego wykonywania pracy.
- Czas: min. 8 godzin lekcyjnych (max 2 dni)
- Kto prowadzi: kierownik, mistrz lub brygadzista
- Termin: przed samodzielnym podjęciem pracy
Możesz zatem zapytać: jak wypełnić kartę szkolenia wstępnego?
Dla ułatwienia zamieszczam poniżej dwie części karty, które powinny być zawarte na jej pierwszej stronie.
W części instruktażu ogólnego:
Przepisy nie wskazują dokładnie jakie dane wpisać, ale muszą pozwolić na jednoznaczną identyfikację pracodawcy:
- Spółki i jednostki organizacyjne: pełna nazwa + numer NIP
- Osoby fizyczne prowadzące działalność: imię, nazwisko i adres
W praktyce najwygodniej jest użyć firmowej pieczątki – zawiera wszystkie wymagane dane i przyspiesza wypełnianie dokumentu.
Wpisujemy pełne imię i nazwisko pracownika przechodzącego szkolenie, zgodnie z dokumentem tożsamości lub umową o pracę.
Wpisujemy nazwę zakładu pracy, adres oraz opcjonalnie nazwę działu lub wydziału, do którego przypisany jest pracownik. Dla małych firm bez rozbudowanej struktury wystarczy sama nazwa firmy i adres.
Szkolenie wstępne musi odbyć się przed dopuszczeniem pracownika do pracy – najczęściej w pierwszym dniu zatrudnienia. Podajemy datę w formacie DD.MM.RRRR. Instruktaż ogólny trwa minimum 3 godziny lekcyjne (1 godzina lekcyjna = 45 minut).
Wpisujemy dane Specjalisty ds. BHP, który prowadził szkolenie, oraz jego podpis. Osoba ta musi posiadać odpowiednie kwalifikacje – ukończone studia wyższe lub podyplomowe w zakresie BHP oraz co najmniej rok stażu w służbie BHP.
Pracownik składa własnoręczny podpis, potwierdzając uczestnictwo w instruktażu ogólnym i zapoznanie się z omówionymi zagadnieniami.
Uwaga: Brak podpisu pracownika = brak dowodu odbycia szkolenia. Podczas kontroli PIP lub w razie wypadku taki dokument jest traktowany jak nieistniejący.
W części instruktażu stanowiskowego:
Uwaga:
Instruktaż stanowiskowy przeprowadza wyznaczona przez pracodawcę osoba kierująca pracownikami (kierownik, mistrz, brygadzista) posiadająca odpowiednie kwalifikacje i doświadczenie zawodowe oraz przeszkolona w zakresie metod prowadzenia instruktażu stanowiskowego.
Wpisujemy pełną nazwę stanowiska, na którym pracownik będzie wykonywał obowiązki – zgodną z umową o pracę i dokumentacją kadrową. Jeśli pracownik pracuje na kilku stanowiskach, dla każdego z nich wymagany jest oddzielny instruktaż stanowiskowy.
Instruktaż stanowiskowy trwa minimum 8 godzin lekcyjnych. Może być przeprowadzony w jednym dniu (jedna data) lub rozłożony na dwa dni (wpisujemy przedział dat, np. 15.04.2026 – 16.04.2026).
Wpisujemy dane kierownika, mistrza lub brygadzisty wyznaczonego przez pracodawcę. Musi on posiadać wymagane kwalifikacje i doświadczenie na danym stanowisku oraz być przeszkolony w zakresie metod prowadzenia instruktażu.
Ponownie wpisujemy pełne dane pracownika. W przypadku pracowników wielofunkcyjnych ta sekcja powtarza się dla każdego kolejnego stanowiska.
Podajemy nazwę stanowiska, które było przedmiotem instruktażu. Jest to szczególnie istotne przy pracownikach wielofunkcyjnych – każde stanowisko musi mieć własną dokumentację.
Pracownik potwierdza podpisem, że instruktaż stanowiskowy odbył i zapoznał się z zagrożeniami oraz sposobami bezpiecznego wykonywania pracy na danym stanowisku.
Instruktor potwierdza własnoręcznym podpisem przeprowadzenie szkolenia stanowiskowego.
Zmiana stanowiska – co z kartą?
Dodatkowo w przypadku zmiany stanowiska przez pracownika bądź pełnienia funkcji na dwóch różnych stanowiskach – przeprowadzany jest drugi instruktaż stanowiskowy i również powinien zostać udokumentowany na karcie szkolenia. W takim przypadku wypełniamy podpunkt 2 w pkt. 4 instruktaż stanowiskowy – zgodnie z powyżej wskazanym opisem.
Pamiętaj: W przypadku zmiany stanowiska instruktaż ogólny nie musi być powtarzany. Wymagany jest natomiast nowy instruktaż stanowiskowy dla każdego nowego stanowiska pracy.
Jak długo przechowywać kartę szkolenia wstępnego?
Karta szkolenia wstępnego wchodzi w skład akt osobowych pracownika (część B). Okres przechowywania zależy od daty zatrudnienia:
Zatrudnieni od 1 stycznia 2019 r.
10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym ustał stosunek pracy.
Zatrudnieni przed 1 stycznia 2019 r.
50 lat – chyba że złożono raport informacyjny do ZUS, wtedy okres skraca się do 10 lat.
Najczęstsze błędy przy wypełnianiu karty
Brak dowodu odbycia szkolenia. Podczas kontroli PIP lub w razie wypadku dokument jest traktowany jak nieistniejący.
Naruszenie przepisów – może świadczyć o dopuszczeniu pracownika do pracy bez wymaganego szkolenia. Grozi mandatem do 2 000 zł lub skierowaniem sprawy do sądu (grzywna do 30 000 zł).
Szkolenie uznane za niebyłe. Jeśli instruktaż ogólny poprowadziła osoba bez kwalifikacji BHP, lub instruktaż stanowiskowy – osoba bez przeszkolenia metodycznego, cały dokument traci ważność.
Brak dokumentacji dla kolejnych stanowisk. Każde stanowisko pracy wymaga osobnego instruktażu stanowiskowego i osobnej sekcji w karcie.
Naruszenie ramowego programu szkolenia. Instruktaż ogólny: min. 3 godz. lekcyjne. Instruktaż stanowiskowy: min. 8 godz. lekcyjnych.
Skutki braku szkolenia wstępnego
Inspektor PIP podczas kontroli sprawdza dokumentację szkoleniową. Brak karty lub nieprawidłowości mogą skutkować: mandatem do 2 000 zł, grzywną do 30 000 zł po skierowaniu do sądu, nakazem wstrzymania pracy na stanowisku oraz odpowiedzialnością cywilną pracodawcy w razie wypadku przy pracy.
Checklista – czy karta jest prawidłowo wypełniona?
Przed złożeniem dokumentu do akt osobowych sprawdź kompletność karty:
- ✅ Pełne oznaczenie pracodawcy (pieczątka lub dane ręcznie)
- ✅ Imię i nazwisko pracownika
- ✅ Nazwa komórki organizacyjnej
- ✅ Data instruktażu (nie później niż 1. dzień pracy)
- ✅ Dane i podpis Specjalisty BHP
- ✅ Własnoręczny podpis pracownika
- ✅ Nazwa stanowiska (zgodna z umową o pracę)
- ✅ Data instruktażu (min. 8 godzin lekcyjnych)
- ✅ Dane i podpis osoby prowadzącej instruktaż
- ✅ Imię i nazwisko pracownika
- ✅ Własnoręczny podpis pracownika
- ✅ Dla każdego kolejnego stanowiska – osobna sekcja z kompletem danych
Ramowy program instruktażu – o czym musi być mowa?
Ramowy program instruktażu stanowiskowego oraz ogólnego został określony w załączniku nr 1. do Rozporządzenia Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 27 lipca 2004 r. Warto z nim się zapoznać planując szkolenia BHP dla swoich pracowników.
Instruktaż ogólny obejmuje m.in.:
- Przepisy prawne z zakresu BHP (Kodeks pracy, regulaminy)
- Zagrożenia wypadkowe i chorobowe w zakładzie
- Zasady postępowania w razie wypadku i awarii
- Zasady udzielania pierwszej pomocy przedmedycznej
- Prawa i obowiązki pracownika w zakresie BHP
Instruktaż stanowiskowy obejmuje m.in.:
- Opis stanowiska i czynności do wykonania
- Zagrożenia na stanowisku i środki ochrony
- Pokaz prawidłowego wykonywania pracy przez instruktora
- Samodzielna praca pracownika pod nadzorem instruktora
- Sprawdzenie opanowania bezpiecznych metod pracy
Właściwie przeprowadzane szkolenia, zapoznanie pracowników z zagrożeniami występującymi przy pracy, a także wskazanie odpowiednich działań prewencyjnych wpływa na poprawę bezpieczeństwa pracy. Firma EHS Consulting oferuje pełen zakres usług BHP w tym szkolenia bhp wstępne i szkolenia bhp okresowe.
Zapraszamy do kontaktu: https://ehsconsulting.pl/kontakt/
