Instrukcje BHP – jak je opracować, aktualizować i dokumentować zapoznanie pracowników
Instrukcje BHP pracy są jednym z podstawowych elementów systemu zarządzania bezpieczeństwem w zakładzie pracy. Ich obowiązek wynika z § 41 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 26 września 1997 r. w sprawie ogólnych przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy oraz z art. 2374 Kodeksu pracy, który zobowiązuje pracodawcę do zapoznania pracowników z przepisami i zasadami BHP przed dopuszczeniem do pracy.
Co powinny zawierać instrukcje BHP?
Instrukcja powinna być dostosowana do rodzaju wykonywanej pracy, stanowiska lub obsługiwanego urządzenia. Zgodnie z § 41 rozporządzenia powinna określać w szczególności:
- czynności wykonywane przed rozpoczęciem pracy,
- zasady bezpiecznego wykonywania pracy,
- czynności po zakończeniu pracy,
- zasady postępowania w sytuacjach awaryjnych stwarzających zagrożenie dla życia lub zdrowia.
W praktyce warto również wskazać wymagane środki ochrony indywidualnej, zagrożenia występujące na stanowisku oraz podstawowe zakazy związane z wykonywaną pracą. Instrukcja powinna być napisana prostym i zrozumiałym językiem.
Opracowanie i aktualizacja
Przepisy nie określają, kto ma opracować instrukcję ani w jakiej formie ma zostać zatwierdzona. Odpowiedzialność za jej przygotowanie i aktualność ponosi pracodawca. W praktyce instrukcje najczęściej opracowuje służba BHP we współpracy z kierownikami komórek organizacyjnych lub osobami posiadającymi wiedzę techniczną.
Instrukcję należy aktualizować zawsze wtedy, gdy zmieniają się warunki wykonywania pracy, stosowana technologia, wyposażenie stanowiska, organizacja pracy lub przepisy mające wpływ na bezpieczeństwo. Dobrą praktyką jest okresowy przegląd dokumentacji, jednak przepisy nie określają częstotliwości takich przeglądów.
Zapoznanie pracowników
Pracownik powinien zostać zapoznany z instrukcją przed rozpoczęciem pracy na danym stanowisku oraz po każdej istotnej zmianie jej treści. Pracodawca powinien posiadać dowód potwierdzający zapoznanie pracownika z instrukcją. Może to być podpis na oświadczeniu, wpis do rejestru, potwierdzenie elektroniczne lub inna forma umożliwiająca wykazanie, że pracownik otrzymał instrukcję i zapoznał się z jej treścią.
Instrukcje mogą być udostępniane również w formie elektronicznej, pod warunkiem zapewnienia pracownikom łatwego dostępu do dokumentów oraz możliwości wykazania faktu zapoznania się z nimi.
Odpowiedzialność pracodawcy
Brak wymaganych instrukcji BHP lub niedopełnienie obowiązku zapoznania z nimi pracowników może zostać uznane za naruszenie przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy. Zgodnie z art. 283 § 1 Kodeksu pracy osoba odpowiedzialna za stan BHP może ponieść odpowiedzialność wykroczeniową. W przypadku wypadku przy pracy prawidłowo opracowana instrukcja oraz dokumentacja potwierdzająca zapoznanie pracownika z jej treścią mogą stanowić istotny dowód należytego wykonywania obowiązków przez pracodawcę.
