Jak prawidłowo sporządzić umowę o pracę? Wskazówki i najczęstsze błędy.
Rozpiętość form zatrudnienia oferowanych przez pracodawców w obecnych czasach spotka się z ogromną elastycznością, pomimo tego najczęściej oferowaną formą współpracy jest umowa o pracę. Sporządzenie prawidłowej umowy o pracę jest kluczowe dla zapewnienia zgodności z przepisami prawa pracy i ochrony interesów zarówno pracodawcy, jak i pracownika.
Poniżej przygotowaliśmy wskazówki, jakie elementy powinny znaleźć się w umowie o pracę, oraz najczęstsze błędy, których należy unikać.
Najpopularniejszym zapytaniem jest zdecydowanie: Jakie dane są niezbędne do zawarcia umowy o pracę?
Zgodnie z Kodeksem pracy (art. 29 § 1), każda umowa o pracę powinna zawierać następujące elementy:
- Strony umowy: pełne dane pracodawcy i pracownika (np. imię, nazwisko, adres, NIP pracodawcy);
- Rodzaj umowy: czy jest to umowa na czas nieokreślony, określony, na okres próbny czy też inna forma;
- Data zawarcia umowy i data rozpoczęcia pracy: w przypadku braku daty rozpoczęcia pracy uznaje się, że pracownik zaczyna pracę w dniu podpisania umowy;
- Miejsce wykonywania pracy: adres lub określenie miejsca pracy (np. praca zdalna, mobilna);
- Stanowisko lub rodzaj pracy: określenie funkcji, zawodu lub rodzaju zadań;
- Wynagrodzenie za pracę: wskazanie wysokości wynagrodzenia brutto oraz ewentualnych składników dodatkowych (np. premie, dodatki);
- Wymiar czasu pracy: np. pełny etat, pół etatu, inne proporcje czasu pracy;
- Czas trwania umowy: w przypadku umów terminowych wskazanie daty zakończenia.
W jakiej formie należy sporządzić umowę o pracę?
Umowa o pracę musi być zawarta na piśmie. Jeśli została ustalona ustnie, pracodawca ma obowiązek potwierdzić warunki umowy na piśmie przed dopuszczeniem pracownika do pracy.
Podpis pracownika oraz pracodawcy pod umową zawartą na piśmie jest równoznaczny z potwierdzeniem zapoznania się z dokumentem oraz ze zrozumieniem treści.
Bez podpisów dokument nie ma mocy prawnej.
Umowa powinna być sporządzona w dwóch egzemplarzach – po jednej dla każdej strony umowy.
O czym należy pamiętać?
Do 7 dni od zawarcia umowy, pracodawca musi poinformować pracownika o dodatkowych warunkach zatrudnienia, takich jak:
- wymiar urlopu;
- długość okresu wypowiedzenia;
- obowiązujące układy zbiorowe pracy (jeśli mają zastosowanie).
Jakie załączniki warto dołączyć do umowy o pracę?
- zakres obowiązków;
- polityka ochrony danych osobowych (RODO);
- regulamin pracy lub wynagradzania (jeśli obowiązują w firmie).
Jakie błędy najczęściej popełniamy przy sporządzaniu umowy o pracę?
Zapominamy o kluczowych elementach w umowie, takich jak np.: wynagrodzenie, wymiar czasu pracy czy stanowisko. Może to skutkować nieważnością zapisów lub konfliktem między stronami.
Nieprecyzyjnie określamy warunki. Zbyt ogólne sformułowania, np. „inne zadania zlecone przez pracodawcę”, mogą prowadzić do sporów, jeśli obowiązki pracownika nie są jasno określone.
Brak zgodności z przepisami prawa pracy – przykładowo, zawarcie z pracownikiem kilku umów na okres próbny z naruszeniem zasad określonych w Kodeksie pracy naraża pracodawcę na kary w związku z niestosowaniem się do przepisów.
Nieprzekazanie informacji dodatkowych – brak pisemnego poinformowania pracownika o prawach i obowiązkach wynikających z przepisów prawa pracy w wymaganym terminie.
Błędne określenie daty rozpoczęcia pracy – wskazanie daty, która jest sprzeczna z ustaleniami stron, może prowadzić do problemów z naliczaniem wynagrodzenia czy składek.
Brak jasności co do składników wynagrodzenia – niedokładne wskazanie premii, dodatków czy innych elementów wynagrodzenia może być przyczyną sporów z pracownikiem.
Niedostosowanie umowy do specyfiki stanowiska. Jednym z przykładów jest brak uwzględnienia klauzul o poufności, zakazie konkurencji czy pracy zdalnej tam, gdzie jest to istotne.
Brak przestrzegania minimalnych standardów, jak np. zawarcie umowy o pracę na warunkach niezgodnych z minimalnymi wymogami prawa pracy (np. wynagrodzenie poniżej płacy minimalnej).
Co potrzebujemy od pracownika do zawarcia umowy o pracę?
Pracodawca powinien uzyskać od pracownika następujące dane i dokumenty:
- Dane osobowe: imię i nazwisko, adres zamieszkania (do korespondencji), data urodzenia, PESEL (lub numer paszportu/obywatela UE, jeśli brak PESEL-u), informacje o osobach, które należy powiadomić w razie wypadku;
- Dokumenty potwierdzające kwalifikacje i doświadczenie zawodowe: świadectwa ukończenia szkół, kursów (jeśli wymagane na danym stanowisku), świadectwa pracy od poprzednich pracodawców (jeśli potrzebne do obliczenia stażu pracy);
- Dokumenty osobiste: dowód osobisty (do wglądu) lub inny dokument potwierdzający tożsamość, numer rachunku bankowego do wypłaty wynagrodzenia, zaświadczenie o niekaralności (jeśli jest wymagane na stanowisku, np. w sektorze finansowym, edukacyjnym lub ochrony);
- Orzeczenie lekarskie: pracownik musi przejść wstępne badania lekarskie (na podstawie skierowania wydanego przez pracodawcę). Orzeczenie lekarskie potwierdza brak przeciwwskazań do wykonywania pracy na danym stanowisku.
To może Ci pomóc!
Jeżeli korzystasz ze wzorów umowy, których jest bardzo dużo w internecie – upewnij się, że zawierają aktualne informacje. Prawo pracy zmienia się, więc należy śledzić zmiany, aby unikać niezgodności z nowymi przepisami.
Wprowadź szczegółowe klauzule: Jeśli konieczne, uwzględnij dodatkowe zapisy, np. dotyczące zakazu konkurencji, pracy zdalnej, przetwarzania danych osobowych.
Pamiętaj, że umowa o pracę jest wiążąca dla obu stron – konieczna jest weryfikacja pod kątem spełnienia wymogów prawnych oraz określenia zasad, do których są zobligowani interesanci.
W przypadku nietypowych stanowisk czy specyficznych wymagań – skonsultuj się z nami!
