Jak prawidłowo sporządzić protokół powypadkowy? Kompletny przewodnik 

Sporządzenie protokołu powypadkowego to kluczowy obowiązek pracodawcy, wynikający z przepisów rozporządzenia Rady Ministrów w sprawie ustalania okoliczności i przyczyn wypadków przy pracy. Dokument ten stanowi podstawę do ubiegania się o świadczenia odszkodowawcze przez poszkodowanego pracownika lub jego rodzinę.

1. Pierwsze kroki po wypadku pracownika

Procedura rozpoczyna się od niezwłocznego zawiadomienia przełożonego o zdarzeniu przez poszkodowanego, jeśli pozwala na to jego stan zdrowia. Pracodawca ma wówczas obowiązek zabezpieczyć miejsce wypadku, aby wykluczyć dostęp osób niepowołanych oraz zapobiec uruchamianiu maszyn lub zmianie ich położenia przed zakończeniem oględzin. Zmiany w miejscu zdarzenia są dopuszczalne jedynie w celu ratowania osób lub mienia.

2. Powołanie i właściwy dobór składu zespołu powypadkowego

Okoliczności i przyczyny wypadku ustala zespół powypadkowy, powoływany przez pracodawcę. Standardowo w jego skład wchodzi pracownik służby BHP oraz społeczny inspektor pracy. W sytuacjach szczególnych skład ten ulega zmianie:

U pracodawcy, który nie ma obowiązku tworzenia służby BHP, w skład zespołu wchodzi pracodawca i specjalista ds. BHP spoza zakładu (może być to firma zewnętrzna).

Jeśli w zakładzie nie działa społeczna inspekcja pracy, członkiem zespołu zostaje przedstawiciel pracowników z aktualnym szkoleniem BHP.

Przy bardzo małej liczbie zatrudnionych, zespół tworzą pracodawca oraz specjalista ds. BHP – zewnętrzny

3. Przeprowadzenie kompleksowego postępowania dowodowego przez zespół powypadkowy

Zadaniem zespołu jest przystąpienie do pracy niezwłocznie po otrzymaniu wiadomości o wypadku. Zespół powypadkowy musi przeprowadzić rzetelne dochodzenie, które obejmuje:

• dokonanie szczegółowych oględzin miejsca wypadku, sprawdzenie stanu technicznego maszyn, urządzeń ochronnych oraz warunków wykonywania pracy;
• sporządzenie szkiców lub fotografii, jeśli jest to niezbędne;
• wysłuchanie wyjaśnień poszkodowanego (jeśli stan zdrowia na to pozwala) oraz zebranie informacji od świadków;
• sprawdzenie dokumentacji HR w zakresie m.in. aktualności i zakresu badań lekarskich oraz szkoleń BHP;
• zasięgnięcie opinii lekarzy lub innych specjalistów;
• wykorzystanie materiałów zebranych przez organy prowadzące śledztwo (np. policję, prokuraturę), jeśli zostaną udostępnione;

4. Redakcja treści protokołu powypadkowego i analiza przyczyn

Protokół powypadkowy sporządza się w terminie nie późniejszym niż 14 dni od dnia uzyskania zawiadomienia o wypadku. Jeśli termin ten zostanie przekroczony z powodu uzasadnionych przeszkód, przyczyny opóźnienia muszą zostać wskazane w treści dokumentu.

• Protokół składa się z konkretnych punktów, z których najważniejsze to:
• Okoliczności i przyczyny wypadku (pkt 4 i 5) – opis powinien obejmować czynności wykonywane przez pracownika, stan techniczny urządzeń oraz nadzór nad pracą. Przyczyny wypadku najczęściej ustala się według systematyki TOL (techniczne, organizacyjne i ludzkie) uwzględniając przyczyny bezpośrednie i pośrednie
• Naruszenia przepisów (pkt 5 ppkt 2) – należy precyzyjnie wskazać naruszone przepisy prawa pracy oraz zasady BHP.
• Ocena zachowania poszkodowanego (pkt 5 ppkt 3 i 4) – zespół stwierdza, czy wyłączną przyczyną wypadku było umyślne naruszenie przepisów przez pracownika lub jego rażące niedbalstwo. Należy również odnotować, czy pracownik był w stanie nietrzeźwości.
• Kwalifikacja prawna (pkt 7) – zespół decyduje na podstawie zebranych informacji, czy zdarzenie jest wypadkiem przy pracy, czy też nie.

5. Formułowanie wniosków i zaleceń profilaktycznych

Punkt 9 protokołu musi zawierać konkretne zalecenia, które wynikają bezpośrednio z ustalonych przyczyn wypadku. Zespół nie może pominąć żadnej stwierdzonej nieprawidłowości, gdyż ich usunięcie ma kluczowe znaczenie dla poprawy warunków pracy. Realizacja tych zaleceń powinna być udokumentowana i dołączona do dokumentacji.

6. Procedura zapoznania poszkodowanego i zatwierdzenie dokumentu

Przed zatwierdzeniem protokołu zespół ma obowiązek zapoznać poszkodowanego z jego treścią (lub jego rodzinę w razie wypadku śmiertelnego – pkt. 13). Pracownik ma prawo wnieść uwagi i zastrzeżenia, o czym musi zostać pouczony.

Pracodawca zatwierdza protokół w ciągu 5 dni (pkt. 14) od jego sporządzenia. Jeśli poszkodowany wniósł zastrzeżenia, pracodawca może zwrócić dokument zespołowi do uzupełnienia. Zatwierdzony protokół należy niezwłocznie doręczyć poszkodowanemu (lub rodzinie w razie wypadku śmiertelnego). W przypadku wypadków ciężkich, śmiertelnych lub zbiorowych, dokument przesyła się także do właściwego inspektora pracy. Następnie należy przekazać poszkodowanemu lub jego rodzinie protokół powypadkowy (pkt. 15).

7. Załączniki do protokołu powypadkowego

Protokół powypadkowy BHP musi zawierać wszystkie materiały, które potwierdzają przebieg postępowania powypadkowego i ułatwiają późniejszą analizę zdarzenia. Wykaz ich musi być podany w pkt. 16 protokołu powypadkowego.

Mogą to być m.in.:

• Fotografie lub szkice miejsca wypadku – dokumentujące układ stanowiska, usytuowanie maszyn, przeszkód czy zabezpieczeń.
• Kopia dokumentacji technicznej urządzeń lub maszyn – szczególnie jeśli wypadek miał związek ze stanem technicznym sprzętu.
• Oświadczenia i wyjaśnienia świadków oraz poszkodowanego – najlepiej w formie pisemnej, datowane i podpisane.
• Dokumentacja medyczna – np. informacje o badaniach lekarskich lub opinii lekarza w związku z wypadkiem.
• Materiały zewnętrzne – protokoły policji, straży pożarnej, innych służb interweniujących na miejscu zdarzenia.
• Dowody dotyczące szkoleń BHP i uprawnień pracownika – np. zaświadczenia szkoleń BHP, aktualne przeszkolenia stanowiskowe.

Dlaczego załączniki są ważne?

Załączniki wzmacniają wiarygodność protokołu, ułatwiają ustalenie przyczyn wypadku i są niezbędne w przypadku roszczeń odszkodowawczych lub kontroli inspekcji pracy. Brak kompletnych materiałów może skutkować opóźnieniem w procedurze lub zakwestionowaniem protokołu.

8. Dystrybucja protokołu i prowadzenie rejestru wypadków

Każdy protokół musi zostać wpisany do rejestru wypadków przy pracy, który zawiera m.in. dane poszkodowanego, datę zdarzenia oraz skutki wypadku. Dokumentacja powypadkowa musi być przechowywana w zakładzie pracy przez 10 lat. Po zakończeniu leczenia pracodawca, na wniosek pracownika występuje do ZUS z dokumentacją niezbędną do ustalenia uszczerbku na zdrowiu i wypłaty jednorazowego odszkodowania.

9. Podsumowanie

Sporządzenie protokołu powypadkowego wymaga nie tylko znajomości przepisów, ale także doświadczenia w rzetelnym ustalaniu okoliczności i przyczyn zdarzeń oraz prawidłowym formułowaniu wniosków profilaktycznych. Każdy błąd lub pominięcie może skutkować zakwestionowaniem dokumentu, opóźnieniem wypłaty świadczeń lub konsekwencjami prawnymi dla pracodawcy. Dlatego warto powierzyć to zadanie specjalistom. EHS Consulting oferuje kompleksowe wsparcie w zakresie prowadzenia postępowań powypadkowych – od udziału w pracach zespołu powypadkowego, przez sporządzenie kompletnej dokumentacji, aż po doradztwo we wdrażaniu zaleceń zapobiegawczych. Dzięki naszemu doświadczeniu zyskują Państwo pewność, że protokół zostanie przygotowany zgodnie z obowiązującymi przepisami, rzetelnie i bezpiecznie dla organizacji.