Zgłoszenie CMR bez papieru — e-usługa e-Sanepid krok po kroku

Główny Inspektorat Sanitarny udostępnił na platformie e-Sanepid e-usługę dedykowaną pracodawcom i służbom BHP. Informację o substancjach, mieszaninach, czynnikach i procesach technologicznych o działaniu rakotwórczym, mutagennym lub reprotoksycznym (CMR) można od 12 sierpnia 2026 r. złożyć w pełni elektronicznie — bez druku, podpisu odręcznego i wizyty w stacji sanitarno-epidemiologicznej.

Rozwiązanie pozwala zrealizować obowiązek z § 6 ust. 2 rozporządzenia Ministra Zdrowia z 26 lipca 2024 r. w sprawie substancji chemicznych, ich mieszanin, czynników lub procesów technologicznych o działaniu rakotwórczym, mutagennym lub reprotoksycznym w środowisku pracy (Dz.U. 2024 poz. 1126) bezpośrednio w systemie teleinformatycznym inspekcji sanitarnej. Dla działów BHP oznacza to przede wszystkim porządek: potwierdzenie złożenia, status dokumentu i historia zgłoszeń są dostępne w jednym miejscu — w panelu konta podmiotu.

Uwaga: e-Sanepid to dopiero połowa obowiązku

To najczęściej pomijany szczegół nowej e-usługi. Paragraf 6 ust. 2 rozporządzenia nakazuje przekazać informację właściwemu państwowemu wojewódzkiemu inspektorowi sanitarnemu oraz właściwemu okręgowemu inspektorowi pracy. E-usługa na platformie e-Sanepid obsługuje wyłącznie ścieżkę sanepidowską.

Zgłoszenie do okręgowego inspektoratu pracy pozostaje odrębną czynnością — złożenie formularza w e-Sanepid go nie zastępuje. Informację dla obu organów sporządza się według tego samego wzoru, stanowiącego załącznik nr 2 do rozporządzenia.

Kto i kiedy musi przesłać zgłoszenie

Obowiązek dotyczy każdego pracodawcy, w którego zakładzie występują czynniki CMR. Zgłoszenie jest konieczne, jeśli pracownicy mają z nimi bezpośredni kontakt lub pozostają w narażeniu na ich działanie podczas wykonywania obowiązków służbowych. Dotyczy to również narażenia przy remontach i rozbiórkach, gdzie typowym czynnikiem jest azbest.

Informacje przekazuje się w trzech sytuacjach:

• niezwłocznie po rozpoczęciu działalności,
• corocznie — w terminie do 15 stycznia za rok poprzedni,
• na wniosek organów inspekcji sanitarnej lub inspekcji pracy.

Ważna zasada. Zgłoszenia dokonuje się oddzielnie za każde miejsce wykonywania pracy, jeżeli adres jednostki lokalnej lub filii jest inny niż oficjalny adres siedziby pracodawcy. Firma z pięcioma oddziałami składa więc pięć informacji, nie jedną.

Praktyczna wskazówka: najbliższy termin roczny to 15 stycznia 2027 r. Warto wykorzystać spokojniejsze miesiące na uporządkowanie wykazu i rejestrów, zamiast zbierać dane w pierwszych dniach stycznia — zwłaszcza że w tym roku dochodzi nauka nowego systemu.

Jak złożyć informację przez e-Sanepid — krok po kroku

Cała procedura odbywa się elektronicznie, przez portal e.sanepid.gov.pl, i obejmuje cztery etapy:

1. Logowanie do systemu — zaloguj się na platformie e-Sanepid.
2. Wybór profilu — przełącz się z profilu obywatela na konto podmiotu. Jeżeli zakład nie ma jeszcze takiego konta, w pierwszej kolejności należy skorzystać z e-usługi „Zgłoszenie założenia konta podmiotu”.
3. Wypełnienie formularza — uzupełnij formularz online „Informacja o substancjach chemicznych, ich mieszaninach, czynnikach lub procesach technologicznych o działaniu rakotwórczym, mutagennym lub reprotoksycznym”.
4. Podpis i wysyłka — podpisz wniosek elektronicznie i wyślij w systemie.

O statusie przesłanego dokumentu użytkownik jest powiadamiany mailowo, na adres podany podczas rejestracji. Ta sama informacja jest dostępna bezpośrednio w panelu konta podmiotu.

Uwaga organizacyjna: brak konta podmiotu to najczęstszy powód, dla którego zgłoszenie „nie wychodzi” w ostatniej chwili. Jego założenie to odrębna e-usługa, więc lepiej załatwić to z wyprzedzeniem.

Zgłoszenie to tylko wierzchołek obowiązków

Pracodawcy, którzy produkują, przetwarzają lub stosują substancje i mieszaniny o działaniu rakotwórczym, mutagennym i reprotoksycznym, muszą pamiętać, że e-usługa dotyczy jednego wycinka szerszego zestawu wymagań. Kluczowe są dokumentacja i monitorowanie środowiska pracy. Pracodawca jest zobowiązany do:

• prowadzenia rejestru prac w kontakcie z czynnikami CMR (art. 222 § 2 Kodeksu pracy oraz § 6 ust. 1 rozporządzenia),
• prowadzenia wykazu substancji, mieszanin, czynników lub procesów technologicznych o działaniu CMR (§ 3 rozporządzenia),
• wykonywania pomiarów czynników CMR z częstotliwością określoną w przepisach wydanych na podstawie art. 227 § 2 Kodeksu pracy,
• stosowania metod wczesnego wykrywania narażenia podczas awarii.

Rejestr prac i podział według stężeń

W rejestrze prac ujmuje się między innymi liczbę pracowników narażonych, w podziale na grupy. Odrębną kategorię stanowią osoby zatrudnione w warunkach narażenia na stężenia do 0,1 wartości NDS włącznie (§ 6 ust. 1 pkt 4 rozporządzenia). To częste źródło błędów — niskie stężenie nie zwalnia z ewidencji, zmienia jedynie rubrykę, w której pracownik zostaje wykazany.

Imienny rejestr pracowników i archiwizacja

Kolejnym obowiązkiem jest prowadzenie imiennego rejestru pracowników narażonych na działanie czynników CMR (§ 7 ust. 1 rozporządzenia). Dokumentacja podlega ścisłym rygorom archiwizacji:

W przypadku likwidacji zakładu pracy dokumentację przekazuje się właściwemu państwowemu wojewódzkiemu inspektorowi sanitarnemu (§ 8 ust. 2).

Minimalizacja ryzyka i systemy zamknięte

Priorytetem w ochronie pracowników jest eliminacja lub ograniczenie kontaktu z substancjami niebezpiecznymi — w pierwszej kolejności zastąpienie czynników CMR bezpieczniejszymi odpowiednikami. Jeżeli substytucja nie jest możliwa, pracodawca musi zmniejszyć narażenie przez stosowanie systemów zamkniętych.

Gdy i to jest niewykonalne, należy:

• zmniejszyć narażenie do tak niskiego poziomu, na jaki pozwalają możliwości techniczne — w przypadku prac z czynnikami rakotwórczymi, mutagennymi lub nieprogowymi substancjami reprotoksycznymi,
• ograniczyć do minimum zagrożenie związane z narażeniem na progową substancję reprotoksyczną, jeżeli z przyczyn technicznych jej używanie w systemie zamkniętym jest niemożliwe.

Dokonując oceny ryzyka zawodowego, pracodawca musi uwzględnić możliwość, że dla danej substancji reprotoksycznej nie istnieje bezpieczny poziom narażenia.

Środki zapobiegawcze i organizacja pracy

Jeżeli w zakładzie używane są czynniki o działaniu rakotwórczym, mutagennym lub substancje reprotoksyczne, pracodawca podejmuje szereg działań organizacyjnych i technicznych (§ 5 rozporządzenia):

• ogranicza ilość czynnika w miejscu pracy oraz liczbę narażonych pracowników do niezbędnego minimum,
• projektuje procesy pracy i środki kontroli technicznej tak, aby unikać powstawania tych czynników lub ograniczać je do minimum,
• usuwa czynniki w miejscu ich powstawania (miejscowe wyciągi, wentylacja ogólna),
• stosuje właściwe metody pracy i procedury pomiarowe w celu wczesnego wykrywania nadmiernego zagrożenia,
• stosuje środki ochrony zbiorowej, a tam, gdzie to niemożliwe — środki ochrony indywidualnej,
• wdraża środki higieny, w tym regularne czyszczenie powierzchni,
• odgranicza i oznakowuje miejsca zagrożone, w tym znakami „zakaz palenia”,
• określa plan działania na wypadek awarii,
• zapewnia bezpieczne przechowywanie, transport i usuwanie odpadów — w szczelnych, oznakowanych pojemnikach.

Szkolenia, informowanie i nadzór medyczny

Pracodawca musi zapewnić odpowiedni poziom wiedzy pracowników oraz nadzór nad ich zdrowiem. Obejmuje to informowanie pracownika o opakowaniach i instalacjach zawierających niebezpieczne czynniki oraz o wymaganiach dotyczących oznakowania (§ 11 ust. 1). Kluczowe są okresowe szkolenia z substancji rakotwórczych i mutagennych w zakresie:

• ryzyka dla zdrowia wynikającego z narażenia — w tym dodatkowego ryzyka związanego z paleniem tytoniu,
• wymagań higienicznych i środków ostrożności,
• konieczności używania środków ochrony indywidualnej,
• działań zapobiegających wypadkom i procedur ratowniczych.

Pracodawca ma także obowiązek zapewnienia kontroli zdrowia pracownika — indywidualnej oceny stanu zdrowia w związku z narażeniem na czynniki CMR, realizowanej zgodnie z ustawą o służbie medycyny pracy oraz Kodeksem pracy.

Co zrobić teraz — krótka checklista

1. Sprawdź, czy w zakładzie występują czynniki CMR i czy pracownicy pozostają w narażeniu.
2. Zweryfikuj listę wszystkich lokalizacji — każdy adres inny niż siedziba to odrębne zgłoszenie.
3. Załóż konto podmiotu na e.sanepid.gov.pl, jeśli jeszcze go nie masz (odrębna e-usługa).
4. Zaktualizuj wykaz, rejestr prac i imienny rejestr pracowników — z prawidłowym podziałem grup narażenia.
5. Sprawdź aktualność pomiarów czynników CMR i harmonogram ich powtarzania.
6. Potwierdź, że dokumentacja jest archiwizowana zgodnie z okresami 40 i 5 lat.
7. Zaplanuj odrębne zgłoszenie do okręgowego inspektora pracy — e-Sanepid go nie obejmuje.
8. Zaplanuj szkolenia okresowe i badania profilaktyczne dla osób narażonych.

Najczęstsze pytania

Czy zgłoszenie przez e-Sanepid zwalnia z informowania inspekcji pracy?

Nie. Paragraf 6 ust. 2 rozporządzenia wymaga przekazania informacji zarówno wojewódzkiemu inspektorowi sanitarnemu, jak i okręgowemu inspektorowi pracy. E-usługa obsługuje wyłącznie sanepid, więc zgłoszenie do PIP trzeba złożyć osobno.

Do kiedy trzeba złożyć informację o czynnikach CMR?

Corocznie do 15 stycznia za rok poprzedni, a poza tym niezwłocznie po rozpoczęciu działalności oraz na wniosek organów. Najbliższy termin roczny przypada 15 stycznia 2027 r.

Czy firma z kilkoma oddziałami składa jedno zgłoszenie?

Nie. Informację składa się oddzielnie za każde miejsce wykonywania pracy, którego adres różni się od adresu siedziby pracodawcy.

Czy niskie stężenie zwalnia z prowadzenia rejestru?

Nie. Narażenie na stężenia do 0,1 wartości NDS włącznie jest ujmowane w rejestrze prac jako odrębna grupa (§ 6 ust. 1 pkt 4), ale nadal podlega ewidencji.

Potrzebujesz wsparcia?

Jeśli potrzebujesz pomocy w inwentaryzacji czynników CMR, przygotowaniu rejestrów lub złożeniu informacji przez e-Sanepid — EHS Consulting pomoże uporządkować dokumentację, przeprowadzić audyt magazynowania i stosowania chemikaliów, przeszkolić pracowników i przejść przez procedurę bez ryzyka błędu formalnego. Zapraszamy też do zapoznania się z naszym doradztwem chemicznym.