Outsourcing BHP – sposób na brak specjalisty ds. BHP

Brakuje rąk do pracy, a firmy coraz częściej odczuwają to na co dzień. Gdy wakat dotyczy specjalisty ds. BHP, problem nie kończy się na przeciążonym zespole – pracodawca ryzykuje luki w obowiązkach, za które odpowiada osobiście. Outsourcing usług BHP pozwala zapewnić fachowe wsparcie od zaraz, bez miesięcy rekrutacji.

Z raportu Gi Group „Rynek pracy i wynagrodzenia w produkcji i logistyce 2026”, opisanego przez Strefę Biznesu, wynika, że 62,6% firm produkcyjnych i logistycznych co najmniej 6 razy w ciągu roku miało zakłócenia pracy z powodu braków kadrowych. Aż 54% firm ocenia ograniczoną dostępność kandydatów jako duże lub bardzo duże ryzyko dla ciągłości działania, a 52% – niedobór kompetencji.

Skutki odczuwają zespoły: 96% firm wskazuje na większe obciążenie pracowników, 91% na wzrost liczby nadgodzin, a 85% na dodatkowe obowiązki brygadzistów i kierowników zmian. Z perspektywy BHP to sygnał alarmowy – zmęczenie, pośpiech i przejmowanie cudzych zadań to klasyczne źródła wypadków przy pracy.

Z moich obserwacji podczas przeprowadzanych audytów u Klientów wynika, że w przypadku braków kadrowych często pracodawcy zapominają o właściwym delegowaniu zadań. Pracownik zastępujący innego pracownika, który np. jest na zwolnieniu lekarskim, nierzadko wykonuje prace, których standardowo nie powinien wykonywać, ponieważ nie ma stosownych uprawnień czy kompetencji. A w takim przypadku czasami naprawdę niewiele trzeba, aby doszło do wypadku.

Dlaczego tak trudno znaleźć dobrego specjalistę ds. BHP?

Specjalista BHP to dziś stanowisko, które wymaga znacznie więcej niż przeprowadzania szkoleń i prowadzenia dokumentacji. Pracodawcy szukają osób, które łączą znajomość przepisów z praktyką w konkretnej branży. Takich kandydatów na rynku jest niewielu.

Najczęstsze przeszkody w rekrutacji:

• Wąska specjalizacja – zakład z czynnikami chemicznymi, maszynami czy strefą ATEX potrzebuje kogoś, kto zna te zagadnienia w praktyce, a nie tylko z kursu.
• Wymagania formalne – przepisy określają kwalifikacje i staż pracy dla poszczególnych stanowisk w służbie BHP, co dodatkowo zawęża grono kandydatów.
• Szeroki zakres obowiązków – BHP coraz częściej łączy się z ochroną przeciwpożarową, ochroną środowiska, ADR czy wymaganiami norm ISO. Jedna osoba rzadko pokrywa wszystkie te obszary.
• Rotacja i absencja – odejście lub dłuższe zwolnienie jedynego specjalisty oznacza, że obowiązki BHP z dnia na dzień zostają bez opiekuna.
• Czas – rekrutacja, okres wypowiedzenia i wdrożenie nowej osoby to często kilka miesięcy, w czasie których terminy szkoleń, ocen ryzyka czy przeglądów nie czekają.

Odpowiedzią na oczekiwania rynku może być outsourcing usług BHP. W firmie, która w sposób profesjonalny zajmuje się obsługą przedsiębiorstw, mamy dostęp do konsultantów z różnych dziedzin – od bezpieczeństwa pracy do bezpieczeństwa ppoż. czy maszyn, dzięki czemu szybciej i bardziej kompleksowo uzyskamy odpowiedzi na pytania niż w przypadku jednego pracownika etatowego służby BHP

Czym jest outsourcing usług BHP?

Outsourcing BHP to powierzenie zadań służby BHP zewnętrznej firmie, która działa w imieniu pracodawcy na podstawie umowy. Może zastąpić etatowego specjalistę w całości albo uzupełnić pracę wewnętrznego działu w obszarach, w których brakuje mu czasu lub kompetencji.

Typowy zakres stałej obsługi BHP obejmuje:

• okresowe kontrole warunków pracy i przestrzegania przepisów,
• szkolenia wstępne i okresowe (również w formie e-learningu),
• ocenę ryzyka zawodowego i instrukcje stanowiskowe,
• ustalanie okoliczności i przyczyn wypadków przy pracy,
• doradztwo przy zakupie maszyn, organizacji stanowisk i doborze środków ochrony indywidualnej,
• obsługę kontroli PIP i PSP oraz przygotowanie do audytów,
• bieżące informowanie o zmianach w przepisach.

Zakres można rozszerzyć o ochronę przeciwpożarową, pierwszą pomoc, bezpieczeństwo maszyn i LOTO, substancje chemiczne, ATEX, ADR czy ochronę środowiska – tak, aby jeden partner odpowiadał za całość zagadnień EHS.

Zakres współpracy, częstotliwość wizyt, kontakt z opiekunem czy reagowanie w sytuacjach pilnych to obszary, które każdorazowo podlegają określeniu na etapie nawiązywania współpracy. Elastyczność umowy powoduje, że współpraca z firmą zewnętrzną jest bardziej atrakcyjna niż podpisywanie umowy o pracę z jednym specjalistą.

Etat czy outsourcing? Porównanie

Największą przewagą outsourcingu jest to, że pracodawca kupuje gotowe kompetencje całego zespołu, a nie jednej osoby.

Outsourcing nie musi oznaczać rezygnacji z własnego pracownika. Coraz popularniejszy jest model mieszany: wewnętrzny specjalista zajmuje się bieżącymi sprawami, a firma zewnętrzna zapewnia wsparcie merytoryczne, zastępstwa i specjalistyczne zadania.

W EHS Consulting coraz częściej spotykamy się z modelem mieszanym, w szczególności przy spółkach liczących ponad 600 pracowników. Przedsiębiorca decyduje się na zatrudnienie pracownika wewnątrz organizacji, ale dodatkowo potrzebuje wsparcia firmy zewnętrznej np. podczas nieobecności pracownika w pracy czy też w przypadku zagadnień wymagających wiedzy bardzo specjalistycznej

Co mówią przepisy o zewnętrznej służbie BHP?

Kodeks pracy wprost dopuszcza zewnętrzną obsługę BHP. Zgodnie z art. 237¹¹ § 2 pracodawca – w przypadku braku kompetentnych pracowników – może powierzyć wykonywanie zadań służby BHP specjalistom spoza zakładu pracy.

Podstawowe zasady organizacji służby BHP (art. 237¹¹ § 1 KP):

• powyżej 100 pracowników – pracodawca tworzy służbę BHP,
• do 100 pracowników – zadania służby BHP można powierzyć pracownikowi zatrudnionemu przy innej pracy,
• do 10 pracowników (lub do 50, jeśli firma należy do grupy działalności o kategorii ryzyka nie wyższej niż trzecia) – pracodawca po odpowiednim szkoleniu może sam wykonywać te zadania.

Zewnętrzny specjalista musi spełniać te same wymagania kwalifikacyjne co pracownik służby BHP i mieć ukończone szkolenie dla pracowników tej służby. Szczegółowe kwalifikacje i zakres działania określa rozporządzenie Rady Ministrów w sprawie służby bezpieczeństwa i higieny pracy.

Warto pamiętać, że powierzenie zadań firmie zewnętrznej nie przenosi na nią odpowiedzialności pracodawcy za stan BHP w zakładzie (art. 207 KP). Dlatego tak ważny jest wybór rzetelnego partnera. Inspektor pracy może też nakazać utworzenie służby BHP lub zwiększenie jej liczebności, jeśli uzasadniają to zagrożenia zawodowe (art. 237¹¹ § 4 KP).

W przypadku firm liczących powyżej 100 pracowników warto się zastanowić nad sposobem organizacji służby BHP. Jeśli mamy pracowników biurowych, którzy wykonują pracę zdalną, i nie spotykamy się z dużym narażeniem zawodowym – bez przeszkód zadania specjalisty może wykonywać firma zewnętrzna. Natomiast jeśli prowadzimy firmę produkcyjną czy budowlaną – warto zastanowić się, czy potrzebujemy codziennego wsparcia w zakresie BHP. Jeśli tak – zatrudnienie pracownika „na etat” lub wybór opcji hybrydowej (pracownik „na etacie” + firma zewnętrzna) może być lepszym rozwiązaniem

Jak wybrać firmę do obsługi BHP?

Dobry partner zewnętrzny to nie tylko cena za miesiąc. Przed podpisaniem umowy warto sprawdzić:

1. Kwalifikacje zespołu – czy specjaliści spełniają wymagania dla służby BHP i mają doświadczenie w Twojej branży.
2. Zakres kompetencji – czy firma obsłuży także PPOŻ, pierwszą pomoc, chemikalia, maszyny czy ADR, jeśli ich potrzebujesz.
3. Stałego opiekuna – czy masz przypisaną osobę, która zna Twój zakład, oraz zapewnione zastępstwo.
4. Jasny zakres umowy – liczbę wizyt, terminy realizacji, czas reakcji w sytuacjach pilnych (np. wypadek przy pracy).
5. Referencje – opinie klientów o podobnym profilu działalności.
6. Aktualność wiedzy – czy firma informuje o zmianach w przepisach i pomaga je wdrożyć.
7. Narzędzia – np. platformę e-learningową do szkoleń okresowych czy elektroniczny rejestr terminów.

Bardzo niska cena usługi może stanowić dla nas czerwoną flagę przy wyborze usługodawcy. Warto pamiętać, że przy kalkulacji stawki firmy takie jak EHS Consulting uwzględniają kwestie ochrony danych osobowych, cyberbezpieczeństwo platformy, zastępowalność pracownika wyznaczonego do obsługi i wiele innych czynników – co powoduje, że cena miesięcznego abonamentu BHP będzie wyższa niż u freelancera, który obsługą BHP zajmuje się „od wczoraj”

Podsumowanie

Braki kadrowe to dziś realny problem operacyjny, a nieobsadzone stanowisko specjalisty BHP to dodatkowo ryzyko prawne i bezpieczeństwa. Outsourcing pozwala zapewnić fachową obsługę od razu, bez miesięcy rekrutacji, z dostępem do zespołu specjalistów i gwarancją ciągłości.

EHS Consulting zapewnia stałą obsługę BHP i PPOŻ, wsparcie wewnętrznych służb BHP oraz doradztwo w zakresie chemikaliów, ATEX, LOTO, bezpieczeństwa maszyn, ADR i ochrony środowiska. Nasz zespół to 15 specjalistów, a klientów regularnie informujemy o zmianach w przepisach w cotygodniowym newsletterze.

Źródła

• Strefa Biznesu: „Coraz więcej firm wpada w tę samą pułapkę. Problemem są pracownicy” (23.10.2026) – na podstawie raportu Gi Group „Rynek pracy i wynagrodzenia w produkcji i logistyce 2026”
• Kodeks pracy, art. 237¹¹ – Służba bezpieczeństwa i higieny pracy