Raport do KOBiZE 2027 – kalendarz terminów

Większość firm dowiaduje się o istnieniu KOBiZE w połowie lutego — najczęściej od księgowej, która gdzieś przeczytała, że „trzeba coś zgłosić za samochody”. Potem okazuje się, że raport do Krajowej bazy to dopiero pierwszy z czterech terminów, a każdy z nich prowadzi do innego urzędu, innego systemu i innego formularza.

Poniżej porządkujemy całość: od tego, kto w ogóle podlega obowiązkowi, po kalendarz, który można powiesić nad biurkiem. Raport za rok 2026 składa się do końca lutego 2027 r. — i od razu wyjaśniamy, dlaczego wrzesień jest lepszym momentem na tę lekturę niż luty.

Cztery terminy w skrócie

Wrzesień, nie luty — dlaczego warto zacząć teraz

Do końca lutego zostało jeszcze pół roku, więc temat wydaje się odległy. W praktyce jest odwrotnie: to właśnie teraz można coś zrobić, a w lutym już tylko przepisać to, co ktoś wcześniej zapisał. Jest kilka konkretnych powodów, dla których jesień jest właściwym momentem.

Dane za bieżący rok są jeszcze świeże. Faktury za paliwo, karty drogowe, protokoły serwisowe klimatyzacji, odczyty liczników — wszystko to jest w firmie dostępne i weryfikowalne. W lutym część dokumentów trzeba odtwarzać u dostawców i serwisantów, a odpowiedź „poszukamy w archiwum” oznacza dwa tygodnie zwłoki.

Jest jeszcze wpływ na to, jakie dane w ogóle będą. Jeżeli od stycznia nikt nie notował godzin pracy agregatu albo przebiegu wózków widłowych, we wrześniu można zacząć — i mieć cztery miesiące rzetelnych danych zamiast zera oraz szacowania „na oko”. Emisje da się wyliczyć również ze zużycia paliwa, ale im lepsze dane wejściowe, tym mniejsze ryzyko zawyżenia opłaty.

Braki formalne potrzebują czasu. Brak konta w Krajowej bazie, brak wpisu do rejestru BDO, niezałożona karta urządzenia w CRO, wygasające pozwolenie na wprowadzanie gazów i pyłów do powietrza, brak upoważnienia dla osoby, która ma raport wprowadzić — to sprawy na tygodnie, nie na jeden wieczór. Załatwione w październiku są bezkosztowe; załatwiane 25 lutego bywają kosztowne.

Zaległości z lat poprzednich. Obowiązek raportowy sięga pięć lat wstecz. Jesień to jedyny okres w roku, w którym jest spokojna przestrzeń na sprawdzenie, czy raporty za poprzednie lata rzeczywiście zostały złożone — i na uzupełnienie ich bez presji bieżącego terminu.

W lutym wszyscy robią to samo. Infolinie systemów są obciążone, doradcy i weryfikatorzy mają pełne kalendarze, a każda niejasność interpretacyjna trafia na najgorszy możliwy moment.

Budżet na przyszły rok. Jeśli w planach jest audyt zgodności środowiskowej, outsourcing sprawozdawczości albo pomiary emisji, decyzja podejmowana w IV kwartale wchodzi do budżetu naturalnie. Podjęta w lutym jest wydatkiem nieplanowanym.

Test na pięć minut. Zadaj w firmie trzy pytania: kto ma dostęp do konta w Krajowej bazie, gdzie leżą protokoły kontroli szczelności urządzeń chłodniczych za ten rok i czy ktokolwiek zbiera zużycie paliw w rozbiciu na pojazdy. Jeżeli którakolwiek odpowiedź brzmi „chyba nikt” albo „trzeba by sprawdzić”, to jest dokładnie ta rzecz, którą warto uruchomić we wrześniu.

Co zbierać na bieżąco do końca roku

Zestaw danych jest w gruncie rzeczy krótki i za każdy miesiąc zajmuje kilkanaście minut. Najprostsza forma to jeden arkusz z zakładkami na miesiące i jedna osoba odpowiedzialna za jego uzupełnianie:

• Paliwa — zużycie w podziale na rodzaje i na źródła: olej napędowy i benzyna osobno dla pojazdów i dla maszyn, gaz ziemny w m³ dla każdego kotła, olej opałowy, węgiel, LPG, biomasa.
• Pojazdy i maszyny — wykaz z rokiem produkcji, normą emisji spalin, pojemnością i rodzajem paliwa; przebiegi lub godziny pracy. Zmiany we flocie w trakcie roku notowane z datą.
• Źródła spalania — moc nominalna, rodzaj paliwa, czas pracy w ciągu roku; przy kotłach na paliwo stałe także parametry paliwa z faktur lub certyfikatów.
• Czynniki chłodnicze — protokoły serwisowe i kontroli szczelności: rodzaj czynnika, ilość napełnienia, ilość dodana i odzyskana, data i wykonawca. To jednocześnie materiał do sprawozdania f-gazowego i do kart urządzeń w CRO.
• Odpady — bieżąca ewidencja w BDO, a nie odtwarzanie kart w marcu; kontrola, czy masy w kartach przekazania zgadzają się z fakturami od odbiorcy.
• Procesy technologiczne — zużycie farb, lakierów, rozpuszczalników, gazów technicznych, drutu spawalniczego; wielkości produkcji w jednostkach, których używa dokumentacja emisyjna.
• Woda i ścieki — odczyty liczników, ilości pobranej wody i odprowadzonych ścieków, wyniki badań jeśli są wymagane.
• Dokumenty formalne — pozwolenia, zgłoszenia instalacji, decyzje, daty ich obowiązywania. Wygasające pozwolenie to najdroższy z możliwych braków, bo prowadzi do opłaty podwyższonej.

Czym jest KOBiZE i czym jest Krajowa baza o emisjach

KOBiZE to Krajowy Ośrodek Bilansowania i Zarządzania Emisjami, jednostka działająca w strukturze Instytutu Ochrony Środowiska — Państwowego Instytutu Badawczego. Ośrodek prowadzi Krajową bazę o emisjach gazów cieplarnianych i innych substancji — elektroniczny rejestr, do którego podmioty korzystające ze środowiska co roku wprowadzają dane o swoich emisjach.

W praktyce mówi się „raport do KOBiZE”, choć formalnie raport składa się do Krajowej bazy, przez konto w systemie pod adresem krajowabaza.kobize.pl. Podstawą jest ustawa z 17 lipca 2009 r. o systemie zarządzania emisjami gazów cieplarnianych i innych substancji, a zakres danych określa rozporządzenie Ministra Klimatu i Środowiska z 26 października 2022 r. (Dz.U. poz. 2217).

Dane z Krajowej bazy służą do sprawozdawczości Polski wobec UE i ONZ, ale mają też bardzo praktyczne zastosowanie po stronie firmy: to z nich wynika, ile realnie wynosi opłata za korzystanie ze środowiska rozliczana miesiąc później.

Kto składa raport do Krajowej bazy

To pytanie, na którym najczęściej dochodzi do pomyłki. Obowiązek nie dotyczy „zakładów przemysłowych” — dotyczy każdego podmiotu korzystającego ze środowiska, którego działalność powoduje emisje. Emisją jest także spalanie paliwa w firmowym samochodzie osobowym.

Typowe źródła emisji, o których firmy zapominają:

• Środki transportu — samochody osobowe i dostawcze, wózki widłowe, maszyny budowlane będące w posiadaniu firmy (także w leasingu).
• Kotłownie i ogrzewanie — kotły gazowe, olejowe, na paliwo stałe, nagrzewnice, promienniki w halach.
• Klimatyzacja i chłodnictwo — urządzenia zawierające czynniki chłodnicze, w tym f-gazy; raportuje się napełnienie i ubytki.
• Agregaty prądotwórcze — również te uruchamiane wyłącznie testowo.
• Procesy technologiczne — spawanie, malowanie, lakierowanie, obróbka mechaniczna, stolarnia.
• Odpady i ścieki — składowanie odpadów, własne oczyszczalnie, pobór wód.

Częsty błąd: „Nie mamy instalacji, więc nas to nie dotyczy”. Firma z jednym samochodem służbowym i klimatyzatorem w biurze także jest podmiotem korzystającym ze środowiska i także składa raport. Próg wielkości emisji zwalniający z raportowania po prostu nie istnieje.

Warto wiedzieć: obowiązek sporządzenia i wprowadzenia raportu wygasa dopiero po 5 latach, licząc od końca roku, w którym raport miał zostać złożony. Zaległości z poprzednich lat da się — i trzeba — uzupełnić wstecz.

Zanim usiądziesz do raportu

Do wprowadzenia raportu potrzebne jest konto w Krajowej bazie przypisane do podmiotu. Rejestracja i przypisanie użytkownika do firmy zajmują trochę czasu, a w drugiej połowie lutego infolinia bywa mocno obciążona. Jeżeli konta jeszcze nie ma, to jest czynność do wykonania w styczniu, nie 26 lutego.

Dane, które trzeba zebrać za miniony rok: zużycie paliw w rozbiciu na rodzaje (litry oleju napędowego, m³ gazu, tony węgla), przebiegi i parametry pojazdów, moce i czasy pracy źródeł spalania, ilości i rodzaje czynników chłodniczych, wielkości produkcji i zużycia surowców, a także wykaz posiadanych pozwoleń i decyzji.

Opłata za korzystanie ze środowiska — drugi termin, inny urząd

Raport do Krajowej bazy nie jest deklaracją podatkową i nie zastępuje rozliczenia z urzędem marszałkowskim. To dwa odrębne obowiązki — jeden wobec KOBiZE, drugi wobec marszałka województwa. Zdarza się, że firma sumiennie składa raport i nie wnosi opłaty, albo odwrotnie. Szerzej o tym, jak opłaty wpisują się w całość obowiązków firmy, piszemy w artykule Ochrona środowiska w przedsiębiorstwie.

Warto zwrócić uwagę na konstrukcję progów: między 100 a 800 zł opłaty się nie płaci, ale wykaz nadal trzeba złożyć. Powyżej 800 zł — płaci się i składa. Progi liczy się osobno dla każdego rodzaju korzystania ze środowiska, nie łącznie.

Konsekwencje: jeżeli podmiot nie złoży wykazu albo zamieści w nim informacje nasuwające zastrzeżenia, marszałek województwa wymierza opłatę decyzją, na podstawie własnych ustaleń lub wyników kontroli WIOŚ. Osobno funkcjonuje opłata podwyższona za korzystanie ze środowiska bez wymaganego pozwolenia — i to ona zwykle robi największe wrażenie w budżecie.

Sprawozdanie BDO — kto składa i do kiedy

Baza danych o produktach i opakowaniach oraz o gospodarce odpadami (BDO) to osobny system i osobny reżim terminów. Ewidencję odpadów prowadzi się w niej na bieżąco — karty przekazania odpadu wystawia się przed transportem, karty ewidencji uzupełnia w toku działalności. Raz w roku dochodzi do tego sprawozdanie.

Jeżeli firma dopiero zaczyna i nie ma jeszcze dostępu do systemu, procedurę rejestracji opisaliśmy krok po kroku w artykule BDO — jak założyć konto w systemie rejestracji.

F-gazy, czyli obowiązek o dwóch twarzach

Urządzenia chłodnicze, klimatyzacyjne i pompy ciepła zawierające fluorowane gazy cieplarniane pojawiają się w raporcie do Krajowej bazy, ale mają też własny system: Centralny Rejestr Operatorów (CRO) i sprawozdawczość do bazy prowadzonej przez IOŚ-PIB.

• Karta urządzenia w CRO — zakłada ją operator dla urządzenia zawierającego f-gazy w ilości od 5 ton ekwiwalentu CO₂; kartę zakłada się w terminie 15 dni od instalacji lub przejęcia kontroli nad urządzeniem.
• Kontrole szczelności — z częstotliwością zależną od wielkości napełnienia i obecności systemu detekcji wycieków, wykonywane przez osoby z odpowiednim certyfikatem.
• Sprawozdanie roczne — składane do końca lutego przez podmioty wprowadzające, stosujące lub odzyskujące f-gazy i substancje kontrolowane, przez system sprawozdawczy IOŚ-PIB.

Praktyczna wskazówka: dane o czynnikach chłodniczych i tak trzeba zebrać na potrzeby raportu lutowego, więc najprościej rozliczyć f-gazy w tym samym podejściu, na podstawie protokołów serwisowych z całego roku.

EU ETS — tylko dla wybranych, ale z najwyższą stawką

System handlu uprawnieniami do emisji obejmuje wąską grupę instalacji: energetyczne spalanie o mocy powyżej progów określonych w ustawie oraz określone procesy przemysłowe. Jeżeli instalacja jest objęta systemem, wie o tym — ma zezwolenie na emisję gazów cieplarnianych i plan monitorowania. Skala obowiązków jest tu zupełnie inna:

• Raport o wielkości emisji za poprzedni rok, zweryfikowany przez akredytowanego weryfikatora, składany do KOBiZE do 31 marca.
• Umorzenie uprawnień odpowiadających emisji z poprzedniego roku — do 30 września (termin przesunięty z 30 kwietnia w wyniku nowelizacji dyrektywy ETS).
• Aktualizacja planu monitorowania przy każdej istotnej zmianie w instalacji — obowiązek ciągły, a nie roczny.

Na horyzoncie jest ETS2, obejmujący paliwa wprowadzane do obrotu na potrzeby budynków, transportu drogowego i mniejszych instalacji przemysłowych. Dla firm paliwowych i dystrybutorów oznacza to nowe obowiązki monitoringowo-sprawozdawcze jeszcze przed startem handlu. Osobnym wątkiem jest CBAM, dotyczący importerów m.in. stali, aluminium, cementu i nawozów — od 2026 r. w reżimie docelowym, z obowiązkiem nabywania certyfikatów i rocznym rozliczeniem. Oba tematy zmieniają się szybko i wymagają sprawdzenia aktualnego stanu prawnego przed podjęciem decyzji.

Kalendarz na jednej stronie

Co grozi za brak raportu

Tu potrzebne jest rozróżnienie, bo w internecie krąży sporo przesady. Sama ustawa o systemie zarządzania emisjami nie przewiduje bezpośredniej kary pieniężnej za niezłożenie raportu do Krajowej bazy. To jednak nie znaczy, że zaniechanie jest bez konsekwencji:

• WIOŚ w toku kontroli może wydać zarządzenie pokontrolne — a za niewykonanie zarządzenia pokontrolnego grozi już grzywna.
• Brak raportu zwykle idzie w parze z brakiem rzetelnego rozliczenia opłat, a to marszałek egzekwuje decyzją, z odsetkami.
• Braki w sprawozdawczości BDO są obwarowane administracyjnymi karami pieniężnymi liczonymi w tysiącach złotych.
• W audytach klienckich, przetargach i procesach due diligence komplet sprawozdań środowiskowych bywa warunkiem formalnym.

Innymi słowy: ryzyko nie polega na tym, że ktoś przyjdzie po raport 1 marca. Polega na tym, że przy pierwszej kontroli albo pierwszym większym kontrakcie trzeba będzie odtworzyć pięć lat wstecz.

Plan na najbliższe pół roku

Rozłożony na miesiące, cały cykl sprowadza się do kilku krótkich czynności. Rozpisany od września wygląda tak:

Potrzebujesz wsparcia przy rozliczeniu?

EHS Consulting prowadzi sprawozdawczość środowiskową kompleksowo: raport do Krajowej bazy, wykazy i opłaty dla marszałka, sprawozdania w BDO, obsługę f-gazową oraz audyty zgodności, które pokazują, jakie obowiązki faktycznie ciążą na Twojej firmie — łącznie z zaległościami z lat poprzednich.

Doradzamy również w zakresie ochrony środowiska, ADR, bezpieczeństwa maszyn i LOTO oraz prowadzimy szkolenia z BHP, ochrony przeciwpożarowej i pierwszej pomocy.

Jeśli chcesz wejść w luty z kompletem danych zamiast z odtwarzaniem roku wstecz — wrzesień i październik są na to najlepszym momentem. Zaczynamy od przeglądu: co Twoja firma faktycznie musi raportować i czego brakuje, żeby to zrobić.

Podstawy prawne

• Ustawa z dnia 17 lipca 2009 r. o systemie zarządzania emisjami gazów cieplarnianych i innych substancji.
• Rozporządzenie Ministra Klimatu i Środowiska z dnia 26 października 2022 r. w sprawie szczegółowego zakresu informacji zawartych w raporcie do Krajowej bazy (Dz.U. poz. 2217).
• Ustawa z dnia 27 kwietnia 2001 r. — Prawo ochrony środowiska (m.in. art. 289).
• Ustawa z dnia 14 grudnia 2012 r. o odpadach (m.in. art. 76).
• Ustawa z dnia 15 maja 2015 r. o substancjach zubożających warstwę ozonową oraz o niektórych fluorowanych gazach cieplarnianych.
• Ustawa z dnia 12 czerwca 2015 r. o systemie handlu uprawnieniami do emisji gazów cieplarnianych.

Stan prawny: sierpień 2026 r. Przepisy dotyczące ETS2 i CBAM zmieniają się dynamicznie — przed podjęciem decyzji warto zweryfikować aktualny stan prawny.