Z-10 – Sprawozdanie o warunkach pracy. Kto musi je złożyć i jak je poprawnie wypełnić?

Na początku każdego roku część pracodawców dostaje od Głównego Urzędu Statystycznego informację o obowiązku złożenia sprawozdania Z-10 o warunkach pracy. Wiele firm zostawia je na ostatnią chwilę, a potem w pośpiechu szuka pomiarów, ocen ryzyka i danych o pracownikach. Wyjaśniamy, czym jest Z-10, kto musi je złożyć, jak je wypełnić krok po kroku i jak przygotować się do niego już teraz.

Uwaga: sprawozdanie GUS Z-10 to inny dokument niż druk ZUS Z-10 (oświadczenie składane przy zasiłku chorobowym po ustaniu ubezpieczenia). W tym artykule piszemy wyłącznie o sprawozdaniu dla GUS.

Czym jest sprawozdanie Z-10?

Z-10 to formularz statystyczny GUS, w którym pracodawca przekazuje informacje o warunkach pracy w swoim zakładzie. Pokazuje, ilu pracowników pracuje w warunkach zagrożenia czynnikami szkodliwymi i uciążliwymi oraz jakie działania firma podejmuje, żeby te zagrożenia ograniczyć.

Dane z Z-10 służą do tworzenia ogólnopolskich statystyk o warunkach pracy. Na ich podstawie powstają analizy, raporty i kierunki polityki w zakresie bezpieczeństwa pracy. Obowiązek wynika z ustawy o statystyce publicznej i corocznego programu badań statystycznych statystyki publicznej.

Kto musi złożyć Z-10?

Z-10 nie dotyczy automatycznie każdego pracodawcy. Badanie prowadzi się na wybranej przez GUS grupie podmiotów. Obowiązek ma firma, która otrzymała od GUS informację, że została objęta badaniem. Informacja trafia zwykle do konta firmy w Portalu Sprawozdawczym GUS i na adres e-mail podany w rejestrze.

Jeśli taka informacja do Ciebie trafiła, złożenie sprawozdania jest obowiązkowe, także wtedy, gdy uważasz, że w Twojej firmie nie ma zagrożeń do wykazania.

Termin i sposób złożenia

Sprawozdanie składa się raz w roku, za rok poprzedni, w terminie do 15 lutego. Dane za 2026 rok trzeba będzie przekazać do 15 lutego 2027 r. Sprawozdanie wypełnia się wyłącznie elektronicznie w Portalu Sprawozdawczym GUS.

Niezłożenie sprawozdania, złożenie go po terminie albo podanie danych niezgodnych ze stanem faktycznym może skutkować karą grzywny na podstawie ustawy o statystyce publicznej.

Jak wypełnić Z-10 krok po kroku?

Krok 1. Dane ogólne

Nazwa, adres i REGON firmy pobierają się w Portalu Sprawozdawczym GUS automatycznie. Uzupełniasz dane kontaktowe i liczbę pracujących według stanu na 31 grudnia roku sprawozdawczego. Liczysz osoby zatrudnione na podstawie umowy o pracę, pełnozatrudnione i niepełnozatrudnione, także sezonowe. Nie wliczasz właścicieli, współwłaścicieli ani osób prowadzących działalność na własny rachunek.

Krok 2. Dział 1 – zagrożenia

To najważniejsza część formularza. Zagrożenia są podzielone na trzy grupy:

• czynniki związane ze środowiskiem pracy: substancje chemiczne (z wyodrębnieniem rakotwórczych i mutagennych), pyły (zwłókniające, rakotwórcze i inne), hałas, drgania mechaniczne, mikroklimat gorący i zimny, promieniowanie (jonizujące, laserowe, nadfioletowe, podczerwone, widzialne), pola elektromagnetyczne i czynniki biologiczne,
• uciążliwość pracy: nadmierne obciążenie fizyczne (wymuszona pozycja ciała, ciężki wysiłek fizyczny, monotypia ruchów), niedostateczne oświetlenie i inne uciążliwości,
• czynniki mechaniczne: zagrożenia związane z maszynami szczególnie niebezpiecznymi.

Dla każdego zagrożenia wypełniasz pięć kolumn:

• kolumna 5: liczba pracowników zatrudnionych w warunkach zagrożenia według stanu na 31 grudnia,
• kolumna 4: pracownicy, u których zagrożenie ujawniono w roku sprawozdawczym, np. po nowych pomiarach, zmianie technologii czy uruchomieniu nowego stanowiska,
• kolumna 2: pracownicy, dla których w ciągu roku zagrożenie zlikwidowano lub ograniczono do poziomu normy,
• kolumna 3: pracownicy, dla których zagrożenie ograniczono, ale nadal nie mieści się w normie,
• kolumna 1: suma kolumn 2 i 3, czyli wszyscy, dla których poprawiono warunki pracy.

Najważniejsze zasady w dziale 1:

• ten sam pracownik jest wykazywany wielokrotnie, tyle razy, na ile zagrożeń jest narażony. Operator prasy narażony na hałas i pracujący przy maszynie szczególnie niebezpiecznej pojawi się w dwóch wierszach,
• przy czynnikach szkodliwych wykazujesz osoby pracujące w warunkach przekroczenia NDS lub NDN, potwierdzonego wynikami pomiarów. Samo występowanie czynnika na stanowisku nie wystarczy,
• pracownika wykazujesz także wtedy, gdy korzysta ze środków ochrony indywidualnej. ŚOI nie usuwają przekroczenia normy na stanowisku,
• przeniesienie pracownika na inne stanowisko lub jego zwolnienie nie jest likwidacją zagrożenia. Kolumna 2 dotyczy sytuacji, w których zmieniły się warunki na stanowisku, np. po wymianie maszyny albo zastosowaniu wentylacji czy obudowy dźwiękochłonnej,
• jeśli dane zagrożenie w firmie nie występuje, wpisujesz 0.

Krok 3. Dział 2 – pracownicy zatrudnieni w warunkach zagrożenia

Tu obowiązuje odwrotna zasada: każdego pracownika liczysz tylko raz, według stanu na 31 grudnia. Przypisujesz go do tego czynnika, który ma największy wpływ na szkodliwość pracy na jego stanowisku. Jeśli pracownik jest narażony na substancję chemiczną, hałas i niedostateczne oświetlenie, a najpoważniejsze jest narażenie chemiczne, wykazujesz go tylko w wierszu dotyczącym czynników środowiska pracy.

Zanim zatwierdzisz formularz, sprawdź spójność. Liczba pracowników w danej grupie w dziale 2 nie może być większa niż liczba wykazana w tej samej grupie zagrożeń w dziale 1 (kolumna 5).

Krok 4. Dział 3 – działania profilaktyczne

W tym dziale wykazujesz:

• liczbę osób, dla których w roku sprawozdawczym przeprowadzono lub zaktualizowano ocenę ryzyka zawodowego. Jeśli jedna ocena obejmuje pięć identycznych stanowisk i pięciu pracowników, wykazujesz pięć osób,
• liczbę osób, dla których w roku sprawozdawczym wyeliminowano lub ograniczono ryzyko zawodowe, bez względu na to, kiedy wykonano samą ocenę,
• liczbę osób, wobec których zastosowano środki techniczne (np. wentylacja, hermetyzacja, osłony, mechanizacja), organizacyjne (np. rotacja, dodatkowe przerwy, skrócenie czasu ekspozycji) oraz ochrony indywidualnej.

Pracownika liczysz raz w każdej kategorii środków. Pracownik, który dostał trzy rodzaje rękawic ochronnych, to jedna osoba w wierszu o ŚOI, a nie trzy. Pamiętaj też, że odzież i obuwie robocze nie są środkami ochrony indywidualnej.

Dział 3 wypełniasz także wtedy, gdy w firmie nie ma przekroczeń norm. Jeśli w danym roku aktualizowano ocenę ryzyka, trzeba to wykazać.

Krok 5. Kontrola i wysyłka

Przed wysłaniem sprawdź, czy:

• kolumna 1 w dziale 1 jest równa sumie kolumn 2 i 3,
• liczby w dziale 2 nie przekraczają liczb w dziale 1,
• dane są spójne z oceną ryzyka zawodowego, pomiarami i rejestrem pracowników narażonych,
• sprawozdanie zostało zatwierdzone i wysłane w portalu, a nie tylko zapisane jako wersja robocza.

Uwaga: numeracja wierszy i szczegółowe objaśnienia mogą się co roku trochę zmieniać. Zawsze sprawdź objaśnienia dołączone do formularza na dany rok w Portalu Sprawozdawczym GUS.

Skąd wziąć dane?

Rzetelne wypełnienie Z-10 jest możliwe tylko wtedy, gdy firma ma uporządkowaną dokumentację BHP. Najważniejsze źródła danych to:

• aktualne oceny ryzyka zawodowego dla wszystkich stanowisk,
• wyniki badań i pomiarów czynników szkodliwych w środowisku pracy,
• rejestry czynników szkodliwych i pracowników narażonych,
• wykaz maszyn i urządzeń stosowanych na stanowiskach,
• informacje o działaniach naprawczych i inwestycjach w poprawę warunków pracy.

Dane w sprawozdaniu powinny być spójne z tą dokumentacją. Jeśli ocena ryzyka mówi jedno, pomiary drugie, a Z-10 trzecie, to sygnał, że w dokumentacji jest coś do uporządkowania. Taka niespójność może zostać zauważona podczas kontroli.

Jak przygotować się już teraz?

Jesień to dobry moment, żeby sprawdzić, czy w lutym wszystko będzie gotowe:

• sprawdź, czy pomiary czynników szkodliwych są aktualne i wykonane z zachowaniem wymaganej częstotliwości,
• przejrzyj oceny ryzyka zawodowego, szczególnie po zmianach w organizacji pracy, nowych maszynach czy nowych stanowiskach,
• zaktualizuj rejestr pracowników narażonych,
• zbierz informacje o działaniach, które w tym roku ograniczyły zagrożenia, np. wymianie maszyn, zastosowaniu obudów dźwiękochłonnych czy zmianie technologii,
• ustal, kto w firmie odpowiada za wypełnienie i złożenie sprawozdania.

Jak możemy pomóc?

W EHS Consulting pomagamy pracodawcom przygotować i złożyć sprawozdanie Z-10 oraz uporządkować dokumentację BHP, na której się ono opiera. Weryfikujemy oceny ryzyka zawodowego, analizujemy wyniki pomiarów, porządkujemy rejestry narażeń i sprawdzamy, czy dane w sprawozdaniu są spójne z dokumentacją BHP.

Twoja firma dostała informację o obowiązku złożenia Z-10 albo chcesz przygotować się do niego z wyprzedzeniem?