Kiedy i jak aneksować umowę o pracę?

Nowy Rok coraz bliżej a wraz z nim podwyżki płacy – nie tylko minimalnej.

Czy podwyżka dla pracownika jest równoznaczna z wprowadzeniem aneksu do umowy o pracę? Kiedy aneksujemy umowę o pracę? W jaki sposób? Co robimy z aneksem do umowy o pracę?

Aneks do umowy o pracę jest dokumentem, który zmienia określone warunki zawarte w pierwotnej umowie o pracę, bez konieczności jej całkowitego rozwiązania i zawierania nowej umowy. Wejście aneksu w życie wymaga zgody obu stron – pracownika i pracodawcy. Poniżej przedstawiamy szczegółowe informacje o tym, kiedy i jak można aneksować umowę o pracę.

Kiedy należy aneksować umowę o pracę?

Aneks do umowy o pracę jest stosowany, gdy zachodzi potrzeba zmiany jednego lub więcej zapisów umowy, np.:

Zmiana wynagrodzenia – np. podwyżka lub obniżenie pensji;
Zmiana stanowiska pracy – np. awans lub przeniesienie na inne stanowisko;
Zmiana zakresu obowiązków – gdy zakres zadań pracownika ulega modyfikacji;
Zmiana miejsca wykonywania pracy – np. przeniesienie pracownika do innego oddziału firmy;
Zmiana wymiaru czasu pracy – np. z pełnego etatu na pół etatu (lub odwrotnie);
Inne zmiany warunków – np. zmiana rodzaju umowy (np. z czasowej na stałą).

Aneks jest opcjonalny tylko wtedy, gdy zmiany mają charakter obustronnie uzgodniony. Jeśli zmiana miałaby być jednostronna (narzucona przez pracodawcę), konieczne może być wypowiedzenie zmieniające.

Jak aneksować umowę o pracę?

Proces aneksowania powinien przebiegać zgodnie z przepisami Kodeksu pracy i standardami prawa cywilnego. Kluczowym elementem jest uzgodnienie warunków zmian, czyli pracodawca i pracownik powinni wspólnie ustalić, jakie warunki umowy ulegną zmianie.

Zmiany nie mogą naruszać przepisów Kodeksu pracy (np. minimalnego wynagrodzenia czy norm czasu pracy).

Jak przygotować aneks do umowy o pracę?

Forma: Aneks powinien być sporządzony w formie pisemnej.

Dokument musi zawierać:

Dane obu stron (pracownika i pracodawcy);
Odniesienie do pierwotnej umowy o pracę (data i numer umowy – jeśli jest);
Konkretne zmiany, które wprowadza aneks (np. „§5 umowy o pracę dotyczący wynagrodzenia zmienia się na:…”); Datę wejścia w życie zmian;
Podpisy obu stron.

Obie strony muszą podpisać aneks, aby był on prawnie wiążący.

Dobrowolność: Aneks musi być zaakceptowany zarówno przez pracownika, jak i pracodawcę. Pracownik nie może być zmuszony do podpisania aneksu. Jeśli nie wyrazi zgody, pracodawca musi zastosować wypowiedzenie zmieniające (art. 42 Kodeksu pracy).

Negocjacje: Warunki aneksu powinny być ustalone w drodze wspólnego porozumienia.

Co robimy z aneksem do umowy o pracę?

Pracodawca powinien przekazać pracownikowi jeden egzemplarz dokumentu. Drugi egzemplarz zachowuje pracodawca, ponieważ aneks staje się integralną częścią umowy o pracę i powinien być przechowywany w aktach osobowych pracownika.

Co w przypadku, kiedy pracownik nie zgadza się na zaproponowane zmiany?

Zgoda pracownika jest kluczowa – jeśli pracownik nie zgodzi się na zaproponowane zmiany, pracodawca nie może ich wprowadzić jednostronnie (chyba że zastosuje wypowiedzenie zmieniające, które wiąże się z okresem wypowiedzenia).

Z początkiem roku najczęściej pytacie nas: jak przygotować aneks do umowy o pracę zmieniający wynagrodzenie?

Zgodnie z powyższymi danymi przedstawiamy najczęściej stosowany przykład aneksu do umowy o pracę zmieniający wynagrodzenie:

Jakie błędy najczęściej popełniamy przy tworzeniu aneksu do umowy o pracę?

Brak podpisów obu stron – aneks bez podpisu pracownika lub pracodawcy jest nieważny;
Ogólnikowe zapisy – brak precyzyjnego określenia, które zapisy umowy ulegają zmianie;
Nieuzasadniona zmiana warunków na niekorzyść pracownika – aneks nie może naruszać minimalnych standardów prawa pracy;
Brak daty wejścia w życie zmian – w takim przypadku domyślnie obowiązują one od daty podpisania.

Kiedy nie trzeba sporządzać aneksu?

Niektóre zmiany warunków zatrudnienia nie wymagają sporządzenia aneksu, np.:

Podwyżka wynagrodzenia – jeśli jest to jednostronna decyzja pracodawcy na korzyść pracownika (ale zaleca się potwierdzenie jej pisemnie);
Zamiana miejsca pracy w ramach tego samego miasta – jeśli zapis w umowie pozwala na pracę w różnych lokalizacjach w tym samym mieście;
Czasowe zmiany w obowiązkach – np. delegowanie pracownika do innych zadań na podstawie art. 42 Kodeksu pracy (do 3 miesięcy w roku kalendarzowym).

Aneksy do umowy o pracę opierają się na zasadzie swobody umów, wynikającej z Kodeksu cywilnego (art. 353¹ KC), w związku z przepisami Kodeksu pracy.

Oznacza to, że pracodawca i pracownik mogą zmieniać treść zawartej umowy, o ile: