Audyt prawny dokumentacji dla firm
Chcesz mieć pewność, że procedury, regulaminy i dokumenty kadrowe są zgodne z prawem?
Do kogo jest skierowana ta oferta?
Właściciele firm i managerowie HR
– którzy chcą mieć pewność, że dokumentacja kadrowa jest szczelna, zanim sprawdzi to inspektor PIP lub pracownik skieruje sprawę do sądu.
Pracodawcy w kluczowych momentach
— przed spodziewaną kontrolą PIP lub UODO, w trakcie zmian organizacyjnych (fuzje, ekspansja, restrukturyzacja) oraz wszędzie tam, gdzie procedury kadrowe nie były aktualizowane od dłuższego czasu.
Pracodawcy z pracownikami fizycznymi i administracyjnymi
— gdzie do standardowej dokumentacji kadrowej dochodzi warstwa wymogów BHP: szkolenia okresowe, oceny ryzyka zawodowego, instrukcje stanowiskowe — każdy z tych elementów podlega osobnej weryfikacji.
Jakich problemów unikniesz dzięki audytowi prawnemu?
Niezgodność dokumentacji z aktualnymi przepisami
Regulaminy pracy, wynagradzania czy ZFŚS często nie są aktualizowane po zmianach prawa (np. Kodeks pracy, RODO), co naraża pracodawcę na kary PIP lub roszczenia pracowników.
Braki lub błędy w aktach osobowych
Brakujące dokumenty (np. orzeczenia lekarskie, zgody na przetwarzanie danych), niewłaściwa struktura teczek (podział na części A–E) czy brak wymaganych podpisów to najczęstsze nieprawidłowości wykrywane przez inspekcję pracy.
Nieuregulowane kwestie wewnętrzne
Brak obowiązkowych regulaminów (np. pracy zdalnej, wynagradzania przy zatrudnieniu ≥ 50 pracowników) lub sprzeczne ze sobą postanowienia w różnych dokumentach, które mogą być zakwestionowane w sporze sądowym z pracownikiem.
Dlaczego warto powierzyć nam audyt prawny dokumentacji?
Przeprowadzamy szczegółową analizę akt osobowych, regulaminów i procesów aby upewnić się, że spełniają one wszystkie wymogi prawne. Celem jest wykrycie ewentualnych braków, błędów czy niezgodności w przechowywanych dokumentach.
Bezpieczeństwo prawne
Tworzymy i weryfikujemy dokumentację zgodną z aktualnym Kodeksem pracy oraz przepisami RODO, eliminując ryzyko kosztownych błędów i sankcji.
Oszczędność czasu i zasobów
Przejmujemy na siebie żmudny proces tworzenia, porządkowania i aktualizowania dokumentów HR, dzięki czemu Ty możesz skupić się na tym, co naprawdę ważne dla Twojego biznesu.
Pełna poufność
Każdy projekt realizujemy z zachowaniem najwyższych standardów bezpieczeństwa. Dane Twojej firmy i pracowników są u nas bezpieczne.
Jak wygląda proces?
01. Bezpłatna konstulacja wstępna
Rozmowa, podczas której ustalamy zakres audytu, liczbę pracowników i formę prowadzenia dokumentacji. Na tej podstawie przygotowywana jest indywidualna wycena.
02. Analiza dokumentacji
Prawnik weryfikuje akta osobowe, umowy, regulaminy, ewidencję czasu pracy, dokumentację BHP oraz procedury wewnętrzne. W przypadku akt papierowych analiza odbywa się w siedzibie klienta, w przypadku elektronicznych — zdalnie.
03. Ocena procedur i compliance
Badane są nie tylko dokumenty, ale i realne praktyki kadrowe: zasady rekrutacji i zwalniania, polityki antymobbingowe, zgodność z RODO, przestrzeganie przepisów BHP. To etap, który pokazuje różnicę między tym, co zapisane, a tym, co faktycznie stosowane.
04. Raport i wdrożenie rekomendacji
Klient otrzymuje przejrzysty raport z listą uchybień, oceną ryzyka każdego z nich oraz harmonogramem działań naprawczych. Na życzenie prawnik towarzyszy również przy wdrożeniu zmian — krok po kroku, aż do pełnej zgodności z przepisami.
Jakie dokumenty analizujemy?
Dokumentacja pracownicza
Weryfikujemy kompletność i poprawność całej dokumentacji kadrowej — od zaświadczeń lekarskich, przez potwierdzenia szkoleń BHP, po zgody RODO. Błędy i braki w tym obszarze to najczęstszy powód mandatów nakładanych przez PIP podczas kontroli.
Procedury kadrowe
Sprawdzamy, czy zasady rekrutacji, zatrudniania i zwalniania pracowników są zgodne z Kodeksem pracy i wolne od ryzyka dyskryminacji. Oceniamy też, czy stosowane praktyki odpowiadają temu, co faktycznie zapisano w dokumentach wewnętrznych.
Ewidencja czasu pracy
Analizujemy, czy ewidencja jest prowadzona prawidłowo — zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej. Nieprawidłowości w tym obszarze mogą skutkować roszczeniami pracowników o nadgodziny lub naruszenie norm odpoczynku.
Regulaminy i polityki
Weryfikujemy aktualność regulaminów pracy, wynagradzania, pracy zdalnej i ZFŚS pod kątem zgodności z obowiązującymi przepisami. Przestarzałe lub sprzeczne wewnętrznie regulaminy mogą być zakwestionowane zarówno przez PIP, jak i w sporze sądowym z pracownikiem.
Umowy o pracę i aneksy
Sprawdzamy, czy wzory umów zawierają wszystkie wymagane elementy i czy zapisy dotyczące czasu pracy, wynagrodzenia czy miejsca pracy są zgodne z prawem. Szczególną uwagę poświęcamy aneksom — często zawierają zapisy niekorzystne dla pracodawcy lub nieważne z mocy prawa.
Akta osobowe
Kontrolujemy kompletność teczek personalnych i poprawność ich struktury zgodnie z podziałem na części A–E. Brakujące dokumenty lub błędna klasyfikacja to jedne z pierwszych rzeczy, które sprawdza inspektor podczas kontroli.
Twoja firma zgodna z przepisami i gotowa na każdą kontrolę
Audyt HR i audyt compliance to nie tylko działanie zapobiegawcze, ale także strategiczny krok w stronę budowy silnej, odpowiedzialnej i zgodnej z przepisami organizacji.
