Dokumentacja BHP dla pracownika zdalnego — komplet wzorów PL/EN

Cztery obowiązki, o które zapyta kontrola

Kodeks pracy wymaga od pracodawcy czterech rzeczy, zanim dopuści pracownika do pracy zdalnej: oceny ryzyka zawodowego dla pracy zdalnej, przekazania informacji o zasadach bhp opracowanej na podstawie tej oceny oraz odebrania dwóch oświadczeń — o zapoznaniu się z dokumentami i o zapewnieniu bezpiecznych warunków w miejscu pracy.

Brak któregokolwiek z nich oznacza, że pracownik nie powinien pracować zdalnie. W praktyce najczęściej brakuje oceny ryzyka dedykowanej pracy zdalnej — firmy podkładają ocenę dla stanowiska biurowego, która nie obejmuje ewakuacji z mieszkania, instalacji elektrycznej w domu, obecności dzieci i zwierząt ani pracy w pojedynkę.

Co dostajesz

• Ocenę ryzyka zawodowego dla pracy zdalnej — arkusz Excel, 17 obszarów ryzyka, metoda 3×3, poziomy liczone automatycznie. Dwie wersje językowe w osobnych zakładkach.
• Informację o zasadach bhp przy pracy zdalnej — dokument przekazywany pracownikowi, obejmujący cztery obszary wymagane przepisem.
• Oświadczenie pracownika — pięć oświadczeń na jednym formularzu, warunek dopuszczenia do pracy zdalnej.
• Listę kontrolną stanowiska — samoocena pracownika z oznaczeniem pozycji krytycznych.
• Protokół kontroli pracy zdalnej i zgłoszenie wypadku przy pracy zdalnej — dwa formularze na później.
• Instrukcję wdrożenia dla pracodawcy i HR — 8 kroków, tabela obowiązków z podstawą prawną, procedura przy wypadku, lista kontrolna i najczęstsze błędy.

Wersja polska i angielska w każdym dokumencie

Jeżeli zatrudniasz obcokrajowców, dokument musi być dla nich zrozumiały. Wszystkie pliki są dwujęzyczne, z zastrzeżeniem, że w razie rozbieżności rozstrzyga wersja polska. Jeżeli angielski nie jest Ci potrzebny — usuwasz go w kilka sekund, bo wersje są rozdzielone, a nie wymieszane w jednej tabeli.

Co wyróżnia ten pakiet

• Ocena ryzyka obejmuje to, czego nie ma w ocenie dla biura: ewakuację z mieszkania, instalację elektryczną i ładowanie sprzętu, aktywność domowników, pracę w pojedynkę, izolację, granice czasu pracy i zarządzanie zmianą miejsca pracy.
• Lista kontrolna ma oznaczone pozycje krytyczne — przy odpowiedzi „NIE” praca zdalna nie może się rozpocząć. Nie jest ankietą, tylko narzędziem decyzyjnym.
• Dokumenty są ze sobą powiązane: numer i wersja oceny ryzyka wchodzą do informacji BHP, a lista kontrolna i oświadczenie są w ocenie ryzyka wpisane jako dowód utrzymania środków kontroli.
• Instrukcja wdrożenia mówi wprost, kto co podpisuje, w jakiej kolejności i gdzie to przechowywać — łącznie z tym, że oświadczenia trafiają do części B akt osobowych.
• Osobna procedura na wypadek wypadku przy pracy zdalnej, z terminem oględzin uzgadnianym z pracownikiem lub domownikiem.

Dla kogo

Dla działów HR i kadr, służb BHP oraz pracodawców zatrudniających pracowników zdalnie lub hybrydowo — także tych, którzy korzystają wyłącznie z pracy zdalnej okazjonalnej. Dla firm z pracownikami obcojęzycznymi wersja dwujęzyczna oszczędza koszt tłumaczenia.

Czego ten pakiet nie zastępuje

Pakiet obejmuje część bhp. Nie zastępuje regulaminu pracy zdalnej, porozumienia ze związkami zawodowymi ani zasad rozliczania kosztów pracy zdalnej. Nie zastępuje też szkolenia bhp ani badań profilaktycznych — instrukcja wdrożenia pokazuje, jak te elementy powiązać.

Format i licencja

Pięć plików .docx i jeden skoroszyt .xlsx — w pełni edytowalne, do pobrania od razu po zakupie. Licencja jednostanowiskowa: korzystasz ze wzorów i modyfikujesz je na potrzeby własnej działalności. Odsprzedaż i udostępnianie wzorów w postaci niewypełnionej są zabronione. Odpowiedzialność za dokumentację wdrożoną u konkretnego pracodawcy ponosi pracodawca.

Najczęstsze pytania

Czy te dokumenty wystarczą, żeby dopuścić pracownika do pracy zdalnej?

Pakiet obejmuje część bhp: ocenę ryzyka, informację i oba wymagane oświadczenia. Poza nim potrzebujesz podstawy do wykonywania pracy zdalnej — porozumienia, regulaminu albo indywidualnego uzgodnienia — oraz aktualnego szkolenia bhp i badań profilaktycznych pracownika.

Czy praca zdalna okazjonalna też wymaga tej dokumentacji?

Przy pracy okazjonalnej część przepisów o pracy zdalnej nie ma zastosowania, ale obowiązki bhp pozostają. W praktyce stosuje się ten sam komplet w wersji uproszczonej — instrukcja wdrożenia opisuje, co można pominąć.

Czy dokumenty są edytowalne?

Tak. Pięć plików .docx otworzysz w Wordzie, LibreOffice lub Dokumentach Google, arkusz .xlsx w Excelu lub Arkuszach Google. Możesz wstawić własne logo i dane firmy.

Czy muszę zostawić wersję angielską?

Nie. Wersje językowe są rozdzielone, więc usunięcie angielskiej zajmuje chwilę. Zostaw ją, jeżeli zatrudniasz osoby, które nie posługują się swobodnie polskim — dokument musi być dla nich zrozumiały.

Czy pracodawca musi kupić pracownikowi biurko i krzesło?

Pracodawca nie ma obowiązku organizowania stanowiska w mieszkaniu pracownika, ale zapewnia materiały i narzędzia pracy oraz pokrywa koszty pracy zdalnej na zasadach wynikających z przepisów i wewnętrznych ustaleń. Monitor, podstawka czy klawiatura mieszczą się zwykle w narzędziach pracy.

Jak często trzeba aktualizować ocenę ryzyka?

Co najmniej raz w roku oraz po każdej zmianie miejsca lub warunków pracy zdalnej, a także po wypadku lub zdarzeniu potencjalnie wypadkowym.

Masz pytanie przed zakupem albo potrzebujesz dokumentacji przygotowanej pod Twoją organizację? Napisz: biuro@ehsconsulting.pl.